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【2021年版】電子契約サービス比較

【2021年版】電子契約サービス比較

電子契約とは?

電子契約とは、電子文書(電子ファイル)に電子署名することで締結する契約です。インターネット上で電子ファイルを相互に取り交わして電子署名を行うことで契約を締結し、企業のサーバーやクラウドストレージなどに電子文書を原本として保管しておく方式です。2001年以降、「署名法」や「e−文書法」「電子帳簿保存法」など、電子契約に関する法的環境が整備されるとともに、電子証明書が急速に普及し、電子契約を導入しやすい環境になっています。

書面契約と電子契約の違い

書面契約 電子契約
書類媒体 紙(印紙が必要) 電子ファイル(印紙が不要)
署名方法 記名押印、署名 電子署名
改ざん防止 契印・割印 タイムスタンプ
相互確認 原本の持参/郵送による受け渡し インターネット上での電子データによる受け渡し
保管方法 原本(紙)の物理的な保管 自社のサーバーや外部のデータセンターでの電子的な保管

書面契約でも電子契約でも、大切なことは「いつ」「誰が」「何に」合意したかを証明することです。書面契約では、署名・押印によってこれらを証明します。一方、電子契約では、「電子署名」と「タイムスタンプ」によって証明します。たとえば、契約書類に署名と日付を入れ、メールに添付してやり取りをするという方法もありますが、そのファイルがインターネットを経由して移動する間に、改ざんや盗用されるリスクもあります。そのため、ファイルを暗号化して鍵をかけることで、安全に契約の締結、管理を進めようというのが、電子契約の考え方です。現在、ファイルに鍵をかけるための代表的な技術として用いられているものが「電子署名」と「タイムスタンプ」です。電子署名は「誰が」「何に」を証明し、タイムスタンプは「いつ」「何に」を証明するものですから、電子署名とタイムスタンプを併用することで、契約の要件を証明することができるというわけです。

主な電子契約サービスの一覧を見る

電子契約のメリット

従来の書面契約と比べると、電子契約には経済的なメリットや業務効率化など、さまざまな利点があります。当然、導入にあたってのコストはかかりますが、それを補うほどの効果が期待できます。

印紙不要などによるコスト削減

紙を使った契約書には、印刷代、印紙代、郵送費、書類の保管費、それらの作業に関わる人件費など、さまざまなコストがかかります。その点、電子契約では印刷が不要なうえ、電子帳簿保存法によって印紙も不要と規定されています。 また、インターネット上でデータを受け渡し、そのままクラウド上に保管できるため、郵送費はもちろん、保管スペースの確保などが不要になります。

取引先とのやりとり削減による業務効率化

書面契約の場合、原本の印刷、押印、郵送、取引先が押印して返送といったプロセスを挟むため、契約締結までに1〜3週間程度かかることもあります。しかし、電子契約の場合は、双方がパソコンやスマートフォンで作業をするだけなので、早ければ10分程度で契約締結に関わる作業を終えることも可能です。 また、契約内容を電子化して管理しておくことで、後で契約内容を確認したり、更新・変更したりするときにも、短時間で検索することができます。

契約業務のリモート化によるテレワーク推進

テレワークが推奨される今、ハンコを押すために出社する「ハンコ出社」をなくそうという動きが加速しています。こうした状況下で、とくに注目を浴びているのが電子契約です。電子契約サービスを導入することで、契約業務をリモートで簡単に行うことができます。 また、クラウド上で書類を管理できるため、紛失などのリスク低減にもつながります。

トラブル予防によるコンプライアンス強化

電子契約では、電子署名とタイムスタンプを複製することは限りなく不可能なため、改ざんの有無を簡単に確認することができます。 また、契約締結までの流れを管理できるため、保管漏れや解約・更新漏れなどのトラブルを予防することが可能。電子契約書の閲覧制限やバックアップなどのリスクマネジメントにも有効です。

事業継続マネジメント

電子契約は、自然災害や大火災、テロなどの非常事態に際して事業を継続していくための活動「事業継続計画(Business Continuity Plan)」においても有効です。紙の契約書の場合、万一災害にあって契約書原本が失われた場合には、事業の継続に支障をきたすおそれがあります。 これに対して、電子契約は原本・コピーの違いがないため、クラウドでの管理や別途印刷してコピーを保存しておけば 、企業活動に支障をきたすおそれはありません。

電子契約のデメリット

ここまで、電子契約のメリットを挙げてきましたが、導入前に注意しておきたいポイントもあります。 電子契約サービスの理解を深めるためにも、しっかりと確認しておきましょう。

顧客側の対応が必要

電子契約サービスには、当事者双方が電子署名をする「当事者署名型」と、電子契約サービスの提供者が電子署名をする「事業者署名型」の2つの型があります。 「事業者署名型」サービスでは、取引先には利用規約を確認してもらうだけで、登録費用等はかかりません。しかし「当事者署名型」サービスの場合、相手にも同じサービスを利用してもらう必要があるため、費用の負担を強いるケースもあります。

電子化できない契約も存在する

契約の中には、法令によって書面での契約締結や保存が義務付けられているものもあります。たとえば定期借地契約、定期建物賃貸借契約、特定商品取引法で書面交付義務が定められているものなどです。こうした契約を扱う場合には、事前に法的な観点からも確認しておくことが重要です。

サイバー攻撃リスク

電子契約サービス各社は、万全のセキュリティ対策を行っていますが、書面契約に文書の改ざんリスクがあるのと同様に、電子契約にもサイバー攻撃のリスクがあります。多くの電子契約サービスでは、データ管理を1か所で行っているため、ここを攻撃されると情報漏洩する事態も考えられます。そのため、データを暗号化するなどの対策をしているサービスもあります。

事前に確認しておこう!
電子契約サービス導入までのプロセス

  • 契約の洗い出しと試算

    まずは社内の契約書や文書を洗い出し、電子契約にする契約を検討することから始めます。できるものから電子化していくのが最もスムーズな進め方です。電子化する候補が決まったら、その文書についての印紙代、送料、人件費を試算します。この試算コストが、電子化したときに削減できるコストになります。

  • 電子契約サービスの比較・検討

    電子契約サービスは、各社からさまざまなタイプのものがリリースされており、利用料金、セキュリティのレベル、扱う契約の範囲と法的な意義などはサービスによって異なります。電子契約サービスを導入する際には、自社の業務フローに合うか、費用対効果が見合っているかなどをしっかりと確認しましょう。各社のホームページを確認し、資料請求してみるとよいでしょう。

  • 運用方法の整理と社内稟議

    電子契約を導入するにあたり、業務フローを変更する必要があります。また「署名権限を定める規程」など、社内規程の整備なども必要です。これらを整理したうえで、導入のための社内稟議を起案しますが、電子契約サービスによってはこうした社内への説明をサポートしてくれるものもあります。

  • サービスの導入&社内周知

    電子契約サービスの利用が決定したら、自社のルールに従って決定手続きをとります。また、全社へのアナウンスのほか、取引先への周知も行います。取引先へは、電子契約に関する説明と使い方を文書にして通知します。

数あるサービスからどう選ぶ?
目的別、電子契約サービス選定のポイント

電子契約サービスを比較検討するときは、自社の業務フローに適した内容かどうかを確認します。サービスを導入することで、逆に業務が複雑になってしまっては元も子もありません。自社に必要な機能は何なのかを見極めたうえで、必要十分なサービスを選びましょう。

1.とにかく経費を削減したい

Check Point
  • 初期費用はかかる?
  • 月額基本料金は?
  • アカウント数とアカウント追加料金は?
  • 費用対効果は合ってる?

電子契約にかかる費用はイニシャルコスト(初期費用)とランニングコスト(維持費用)に分かれます。初期費用は無料としているサービスが多いですが、使用できるアカウント数が少ないと、アカウントを追加する際に料金が発生するため注意が必要です。ランニングコストの多くは、月額基本料金+従量課金制の利用料金という料金体系で、月額料金に加え、契約書を送信するごとに1通あたりの利用料が課金されます。送信件数に応じて複数のプランが用意されている場合もあるため、導入後の使い方を想定したうえでサービスを選びましょう。

2.契約締結の手間を省きたい

Check Point
  • テンプレート機能が付いてる?
  • 契約書一括作成機能は?
  • ワークフロー設定機能がある?
  • アラート機能(認証が止まったときに通知)
  • 取引先登録

サービスによって、契約締結をスムーズに行うためのアシスト機能が用意されているものもあります。簡単に契約書を発行できる「テンプレート機能」や「契約書一括作成機能」、凛議から契約締結までの承認フローをアシストする「ワークフロー機能」などがあると、業務をより効率化できます。また、契約締結までの段階で「承認が止まったとき」などに通知してくれる「アラート機能」があると、契約締結までのフローがより滞りなく行えます。そのほか、取引先も同じサービスに登録する必要があるのかも確認しておくとよいでしょう。

3.コンプライアンスを強化したい

Check Point
  • 電子証明書発行機能はある?
  • 情報の暗号化はされている?
  • 閲覧制限の設定は可能?
  • 操作ログの管理は可能?

電子契約では機密情報を扱うため、情報が漏えいすると企業の信用を失うことになります。そのため、セキュリティ対策の内容をしっかりと確認しましょう。データの改ざんやなりすまし防止のための「電子証明書」発行機能があるか、情報は暗号化されているか、法令に遵守した署名が利用できるかなどがポイントになります。また、外部向けだけでなく、内部向けのセキュリティ対策も必要です。文書ごとの閲覧制限の設定や操作ログ管理など、社員が使用する際のセキュリティ対策にも留意しましょう。

4.データの管理・保存・検索を簡略化したい

Check Point
  • 検索機能対応?
  • アラート機能は付いてる?
  • フォルダ機能(種類や部署ごとに文書を管理できる?)
  • グループ共有(部署ごとに運用できる?)
  • API機能(ほかのシステムとの連携可能?)

契約後の管理業務を効率化したい場合は、キーワードで契約書が検索できる「検索機能」、部署ごとに文書を管理・運用できる「フォルダ機能」「グループ共有機能」などがあると便利です。また、契約の更新・解約漏れを防ぐ「アラート機能」、外部のワークフローや帳票システムなどと連携可能な「API連携」機能があるとなおよいでしょう。これらの機能は、基本サービスに含まれるものと、オプションとして設定されているものがあります。

各サービスの特長を理解しよう!
主な電子契約サービスの比較一覧表

ここでは、各社の主要なサービス内容をまとめました。自社にフィットするサービスが何か、じっくり見極めてください。

比較表を拡大する

主な電子契約サービスの概要

電子印鑑GMOサイン(GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社)

電子印鑑GMOサイン

実印と契約印が使い分けられて押印ワークフローもそのまま電子化
トップレベルのセキュリティ技術で、法務担当者の満足度No.1

  • 国内シェアNo.1の電子認証局と連携
  • 高度電子署名・電子署名に対応

累計導入社数No.1の電子契約サービス。国内シェア1位の電子認証局と連携した電子証明書を発行する、信頼のブランドです。 身元確認済み高度電子署名「実印タイプ」と、電子署名「契約印タイプ」の両方に対応し、文書の性質や相手に合わせた締結が可能。 セイコーソリューションズ社の認定タイムスタンプを標準装備し、時刻保証とともに非改ざん性も担保しています。 また、電子帳簿保存法に標準対応し、税法上で要求される検索機能や見読性を標準実装。 締結済みの電子契約を紙に印刷することなくそのまま長期保存できます。 ※GMOサイン公式サイトより 日本マーケティングリサーチ機構調べ 2020年2月期

クラウドサイン(弁護士ドットコム株式会社)

クラウドサイン

10万社以上が導入している電子契約市場No.1のサービス
法人営業から店舗経営、雇用契約まであらゆる契約締結に対応

  • 国内シェアNo.1の電子契約サービス
  • 弁護士監修で法的にも安心

電子契約利用企業の約80%が導入する国内シェアNo.1のサービスです。 弁護士検索、法律相談サービスを提供する弁護士ドットコムが運営し、弁護士監修のもと各種機能を開発、電子帳簿保存法にも準拠しています。 法人営業から店舗経営、雇用契約まであらゆる契約締結に対応。10万社以上が導入しているため、取引先もすでに利用している可能性が高く、安心して契約締結できるのが大きなメリットです。 利用者目線でUIが作り込まれているため操作方法も簡単。電子契約が初めての受信者も、マニュアル不要で操作できる仕様になっています。ワークフローなど外部サービスとも連携が可能です。 ※クラウドサイン公式サイトより 東京商工リサーチ調べ2020年3月末時点

ホームズクラウド(株式会社Holmes)

ホームズクラウド

契約業務全般を一元管理できる契約マネジメントシステム
「クラウドサイン」「DocuSign」を利用した電子締結も可能

  • ワークフロー管理、ナレッジ蓄積も一体化
  • 内部統制と契約スピードの両立を実現

契約書の作成・締結・承認・管理に加えて、複数の契約から構成されるプロジェクト全体の進捗管理も含めた、契約業務全体のマネジメントが可能なシステム。 複雑な契約業務を一元管理する「契約書マネジメント機能」、関連する書類や過去のやり取りなど一連のワークフローを可視化する「関連業務マネジメント機能」、 組織内のナレッジを集約・資産化できる「ナレッジマネジメント機能」を備え、業務効率化と生産性向上を実現します。 ホームズクラウドが提供する電子・紙締結と同様、「クラウドサイン」「DocuSign」で締結した契約書も一元管理が可能です。

Signing(株式会社ネオキャリア)

Signing

サービスの利用が初めての方でも使いやすいデザインと操作性
人事、会社運営、営業、業務委託関連の契約書に対応する電子契約サービス

  • 従業員の所属部署・役職設定が可能
  • 業界最安値の月額基本料金

使いやすいデザインと操作性が魅力の電子契約サービス。電子署名と認定タイムスタンプにより契約書の安全性を担保、電子帳簿保存法にも対応しています。 契約書の管理機能も充実しており、使用頻度の高い契約書をテンプレート化できるほか、依頼中・締結済・却下など、契約状況を細かく管理することができます。 企業間の契約書以外にも、秘密保持契約書、社内用の誓約書、納品書、検収書、雇用契約書なども利用可能。 相手先の企業または担当者がSigningを導入せずに電子契約の締結ができるため、面倒な対応業務が発生しないのもメリットです。 ※Signing プレスリリースより

NINJA SIGN(株式会社サイトビジット)

NINJA SIGN

契約業務を幅広くサポートする、ワンストップ型サービス
弁護士監修の充実機能で、面倒な業務の効率化を実現

  • 誰でも使いやすい直感的な操作方法
  • 最新のセキュリティと、電話ですぐに質問できる万全のサポート体制

契約書の作成、締結、管理まで、契約業務をワンストップでカバーする電子契約サービス。 テンプレートの登録・管理や、検索が可能な契約書管理、ワークフロー作成など、業務の効率化を促す機能が搭載されています。 テンプレートはPDFやWord からも作成可能なため、これまで利用していたファイルを使用して簡単にテンプレート登録することができます。 また、最新のセキュリティ技術を採用し、通信を暗号化することで、なりすましや傍受のリスクを回避、契約に関するデータも暗号化することで、第三者による復号(暗号化されたデータを解読すること)を未然に防ぎます。 弁護士が監修しているため、契約業務に必要な機能を豊富に搭載しながらも、直感的でわかりやすいユーザーインターフェイスを採用。 専用のカスタマーサポートセンターが設けられており、困ったときに電話・チャット・メールですぐに問い合わせ可能な点も魅力です。

Adobe Sign(アドビ システムズ株式会社)

Adobe Sign

幅広い法的要件に準拠し、世界各国でのコンプライアンスを担保
Microsoft との連携で、WordやExcelの文書を電子署名に設定可能

  • 信頼性の高いデータセンター
  • 国内外のあらゆるシステムと連携

36か国の言語に対応し、年間80億回取り引きされている電子契約のグローバルプラットフォーム。 データセンターは日本にもあるため、データの保全、セキュリティも安心です。 基本的な電子署名機能に加え、テンプレート作成、ワークフロー機能、デジタルフォーム作成など、契約締結を効率化する機能が充実。 Microsoftとの連携で、WordやExcelの文書を電子署名に設定したり、Microsoft 365やTeamsなどから直接文書を送信して署名できたりするほか、顧客管理、人事管理、契約管理などの国内外のシステムとも連携可能。 連携により、企業レベルでのワークフローの改善が可能になります。また、Adobe Document Cloudを使用すれば契約書の作成、レビュー署名、保存までをカバーできます。

電子契約サービスとの併用でより便利に!
契約書作成の負担を軽減する
「AI契約書レビューサービス」

「AI契約書レビューサービス」とは、契約書をアップロードするだけでAI(人工知能)が自動で契約書のレビュー(=精査)を行ってくれるシステム・サービスのこと。 従来、契約書レビューは弁護士に依頼するか、法務担当者が自身のノウハウをもとに過去の契約書や参考資料と照らし合わせて行うのが一般的でしたが、作業時間やコストがかかること、担当者によって業務の質にばらつきが出るなどの課題がありました。 そんな課題を一気に解決するのが「AI契約書レビューサービス」です。このサービスを利用すれば、時間をかけずに契約書に不備がないか、内容が自社に有利なものであるかなどを洗い出せるため、リスクの見落としを心配することなく契約業務を正確に行うことができます。

りーがーるチェック(株式会社リセ)

りーがーるチェック

契約書の作成からレビュー、管理やノウハウ共有までをサポート
各分野の専門弁護士が監修する契約書AIレビューのクラウドサービス

  • 和文・英文契約書チェックを瞬時に行う
  • 独自のひな形登録と管理が可能

スタートアップや中小企業に多い少人数法務を支援する、契約書AIレビューのクラウドサービス。 大手法律事務所出身の弁護士や英語をネイティブとする弁護士など各分野の専門弁護士チームが監修しており、安心して利用できます。導入しやすい価格も魅力。 契約書AIチェック機能により、契約書のリスクを自社の立場に応じて自動的に特定し、変更文案を条文解説とともに提示。英文契約書にも対応し、国際取引特有のリスク洗い出しや抜け漏れも指摘し解説します。 また、独自のひな形を登録し管理できるため、法務知見を蓄積していくことが可能。法務担当者以外がチェックを行う場合にも活用できます。


用語集

IPアドレス

IPアドレスとは、インターネットに接続された機器に割り振られた番号のこと。データをやり取りする際、通信相手を識別するために使われます。 電子契約では、社内のIPアドレス以外からのアクセスを制限することで、不正アクセスを防ぎ、情報漏えいのリスクを低減することができます。

e−文書法

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称。財務・税務関係の帳票類や取締役会議事録など、法人税法や商法などで紙による原本保存が義務付けられている文書について、電子ファイルでの保存が認められた法律です。

API連携

APIは「Application Programming Interface(アプリケーション・プログラミング・インターフェイス」の略語で、ソフトウェアの機能を外部に公開して共有する仕組みのこと。電子契約では、「例えば稟議システムで稟議が終了したら、電子契約システムに情報が移管され、電子契約が締結されたらその情報が稟議システムにも組み込まれる」という具合に、複数のシステム同士を連携させることをAPI連携といいます。

タイムスタンプ

電子文書に付与する電子的な時刻情報のこと。タイムスタンプの時刻にその文書が存在していること(存在証明)、タイムスタンプの時刻以降、改ざんされていないこと(非改ざん証明)を証明します。

電子証明書

特定の発行機関や認証局など、信頼できる第三者が発行する電子的な身分証明書のことです。電子証明書を使用して電子署名を行うことで、なりすましを防ぐことができます。書面での手続きにおける印鑑証明書などに相当するものです。

電子署名

電子文書に付与する電子的な証跡のこと。紙文書における押印や署名と同等の意味を持ちます。電子署名によって、確かに本人が行ったこと(本人証明)、データが改ざんされていないこと(非改ざん証明)を証明します。

電子署名法

正式名称は「電子署名及び認証業務に関する法律」。電子署名が付与された電子文書は、署名や押印がある紙文書と同等の法的効力を持つことを定めた法律です。

電子帳簿保存法

正式名称は「電子計算機 を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。国税関係の帳簿書類を、電子ファイルで保存することを認めた法律で、「e-文書法」の施行にともなって改正されました。

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