【2019年版】失敗しない名刺管理ソフト・アプリ選び!人気14サービスの特徴を教えます。

【2019年版】失敗しない名刺管理ソフト・アプリ選び!人気14サービスの特徴を教えます。

目次

名刺管理ソフト・アプリ導入前の課題と導入による改善メリット

名刺を紙で保管することの課題とデメリット

今でもビジネスで交換した名刺を紙のまま管理している企業はたくさんあります。多くは、名刺フォルダーにファイリングしたり、プラスチックケースに並べているでしょう。ランダムな状態だと何の役にも立たないので、会社名などで50音順に並べているのが普通ではないでしょうか。インデックスを付けたりして探しやすくしているかもしれません。

こうなると、個人情報保護法により、きちんと管理する義務が発生します。机の引き出しに鍵を付けたり、鍵付きのキャビネットに保管する必要があるのです。

ビジネスマンが交換する名刺は、1年で約105.9枚(Sansan調べ)ということです。10年で千枚、10人で1万枚になります。名刺だけでものすごい保管スペースが必要になってしまうのです。

名刺の山、どうやって管理するかは悩みどころです。
名刺の山、どうやって管理するかは悩みどころです。

名刺は、コレクションするだけでは意味がありません。情報を活用して売り上げにつなげることが重要です。しかし、ファイリングされているとはいえ、数千枚の中から目当ての1枚を探し出すには時間がかかります。出先から会社に電話をかけて、内勤の人に名刺を探してもらうシーンもよく見かけますが、この手間は何も生み出さない無意味な作業です。

さらに、やっと見つけた名刺をデスクに持ち帰って電話をかけ、そのまま放置して紛失してしまうと言うこともあり得ます。戻す際も、決められたところに収納しないとどんどん検索性が悪くなってしまいます。

年賀状などのリスト作りにも膨大な手間が発生します。社内に号令をかけ、指定期日までに自分が出したい宛先のリストを作成する必要があります。大量の名刺をめくって抽出し、Excelに入力しなければなりません。ダイレクトメールを送る際も、メールアドレスを手入力します。住所も電話番号も、1文字でも間違えると役に立たないので、無駄な手戻りも発生しかねません。

名刺を紙で管理することは、デメリットしかありません。

名刺を従業員が個別に管理することの課題とデメリット

名刺を従業員ごとに管理する場合、とても大きなデメリットとリスクが発生します。

中でも、従業員が交換した名刺を自分のものと勘違いしてしまう点は致命的です。ビジネスで交換した名刺は、会社の貴重な資産です。人脈を自分だけで囲い込むようになると、情報の共有が進まず、経営に支障が出てしまいます。長年このような意識でいる人は、退職時に名刺を持って行ってしまうかもしれません。これも、個人情報漏洩のリスクになります。

個別管理でも、名刺を五十音順に並べたり、インデックス化するなら個人情報保護法を守らなければなりません。引き出しに必ず鍵を付けたりする経費や、セミナーなどの学習コストは高く付きます。

デジタルに強い人だと、名刺をデジタル化して活用しようとするケースもあります。とは言え、名刺を自分でデジタル化しようとすると、ものすごい時間がかかります。そのため、休日出勤してその週の名刺を入力していた営業マンもいました。もちろん、残業代もかかるので、本人にも会社にもデメリットです。

名刺をデジタル化しても、メールアドレスや住所、電話番号が1文字でも間違っていたら、連絡がつきません。不達のやりとりはビジネスを遅延させる原因になります。会社名や肩書き、氏名を間違えたら、とても失礼になってしまいます。

従業員が個人で名刺を管理することは、デメリットしかありません。

名刺情報をエクセルに入力するのはとても大変です。
名刺情報をエクセルに入力するのはとても大変です。

名刺管理ソフト・アプリを導入することのメリット

名刺管理ソフト・アプリを導入すると、紙管理や個人管理のデメリットを解消できます。紙からデジタル管理にすることで、企業が名刺情報を集中管理できるようになります。同時に、紙の名刺は破棄できるので保管に関する悩みから解消されます。個人情報漏洩のリスクが低減するのもメリットです。

OCR処理により自動的に文字情報を認識してくれる機能を備えていれば、誤認識した部分の修正だけで済み、一から入力するより手間が省けます。人力入力に対応していれば、名刺の画像や紙そのものを送るだけで、正確な情報をデータ化してくれるのです。

データ化することで、検索が一瞬でできます。条件を指定して絞り込めるので、リスト作成も簡単です。スマホアプリが利用できれば、外出先からいつでもどこでも名刺情報にアクセスできます。

名刺をデータ化すれば、いつでもどこでもスマホから一瞬で目当ての相手を探し出せるようになります。
名刺をデータ化すれば、いつでもどこでもスマホから一瞬で目当ての相手を探し出せるようになります。

名刺を探す時間から解放され、社内で人脈情報を共有することにより、新たなビジネスの価値が生まれることを見れば、個人の所有物という考え方もなくなるでしょう。

顧客や取引先がきちんとデータベース化されることで、CRMとしても活用できます。一度会ってそのままになっている相手がリスト化されていれば、SFAとしても役立ちます。さらには、専門のCRM・SFAシステムと連携する機能を備えている製品もあります。

名刺管理ソフト・アプリを導入するメリットは計り知れません。

重視するポイント別名刺管理ソフト・アプリ製品選び

名刺管理ソフト・アプリで国内トップシェアの「Sansan」

国内の名刺管理サービスでトップシェアなのが「Sansan」です。Sansan株式会社が2007年から提供しているサービスで、上場企業や官公庁など7000社以上に導入されています。2013年からCMを流しており、「それさぁ、早くいってよぉ〜」と松重豊さんがぼやくのを見たことがある人は多いでしょう。

Sansanは、いち早くオペレータによる名刺の人力入力サービスを提供し、人気を集めました。個人情報保護にも力を入れており、オペレータには名刺を分割した画像しか見えないようになっています。名刺全体を見ることができないので、個人情報を保護できるのです。プライバシーマーク制度のPマークを取得しています。

万全のセキュリティ体制を構築しており個人情報も安心して保管できます。
万全のセキュリティ体制を構築しており個人情報も安心して保管できます。

「Sansan」は、名刺を大量に交換する営業スタッフや多人数のいる大企業にお勧め

名寄せ機能があるので、ある人が昇進したり異動したり、転職した場合でも、社内の誰かが名刺を交換すれば情報が自動で更新されます。蓄積された名刺情報から、相手企業の組織ツリーを表示したり、メールの一括送信機能などを備えているので、名刺をたくさん交換している企業ほどそのメリットを享受できます。

ユーザー企業の1フロアに1台、Sansanスキャナが配置されます。このスキャナを全ユーザーで共有し、名刺を読み込みます。大量の名刺も短時間でデータ化できるので、大人数が働いているオフィスでも問題なく利用できます。

Sansanスキャナで大量の名刺も楽々スキャンできます。
Sansanスキャナで大量の名刺も楽々スキャンできます。

OCR機能により5秒でデータ化できる「CAMCARD BUSINESS」

「CAMCARD BUSINESS」はINTSIG Information Co, Ltd.が提供している名刺管理サービスで、国内で1000社以上に導入されています。データはクラウドに保存し、ウェブブラウザやスマホアプリからアクセスできます。

OCR(光学式文字読み取り)機能により、最短5秒で名刺をデータ化できます。初めて会った人でも、別れてすぐにスマホで撮影し、すぐにお礼のメールを送信することもできます。OCR処理だと名刺によっては文字の誤認識もあるのですが、オペレータによる高精度の入力補正にも対応できます。

名寄せ機能やメール配信機能に加え、簡易的な商談・タスク管理機能を備えているので、SFAとしても利用できます。SalesforceやMicrosoft Dynamics、Google Contactsなどのサービスと連携することもでき、人脈情報を余さず活用できます。

撮影済みの複数の名刺写真をスマホアプリで連続読み込みし、登録することもできます。
撮影済みの複数の名刺写真をスマホアプリで連続読み込みし、登録することもできます。

17カ国語に対応し海外とビジネスをしている企業でも活用できる「CAMCARD BUSINESS」

対応言語は、英語、日本語、中国語(簡体字)、中国語(繁体字)、韓国語、フランス語、スペイン語、ポルトガル語、ロシア語、ドイツ語、イタリア語、オランダ語、スウェーデン語、フィンランド語、デンマーク語、ノルウェー語、ハンガリー語の17カ国語と多いのも特徴です。海外に展開してビジネスをしている企業に向いています。

料金は月額1400円/アカウントで、1アカウントにつき20枚までオペレータ入力補正が可能です。最小ユーザー数が5IDなので、中小企業でもコストを抑えて導入することができます。

外国語の名刺でも撮影するだけで登録できます。
外国語の名刺でも撮影するだけで登録できます。

CRM・SFAツールを手がける企業が開発した「アルテマブルー」

キヤノンエスキースシステム株式会社が提供する「アルテマブルー」は、2008年から販売されている名刺管理サービスで、中小企業から大企業まで幅広い企業に導入されています。キヤノンエスキースシステムは、CRMやSFAのシステムも手がけており、名刺情報をビジネスに活かせる機能を網羅しています。

名刺をスキャンすると、OCR機能によりデータ化されます。誤認識したところを自分で補正するゼロモードであればコストはかかりません。オペレータに文字補正してもらうなら、1枚50円かかります。

セキュリティ面も安心です。データセンターは日本国内にあり、通信は暗号化されています。JIPDEC認証のプライバシーマークも取得しており、オペレータによる入力時にも名刺全体が目に入らないようになっています。

名刺情報の入力方法は手動もしくはオペレータ補正の2種類から選べます。
名刺情報の入力方法は手動もしくはオペレータ補正の2種類から選べます。

導入前コンサルが受けられるから、初めて名刺管理サービスを導入する企業でも安心な「アルテマブルー」

アルテマブルーは導入前コンサルティングを行っており、ユーザーの要望や業務課題をヒアリングしてくれます。そのうえで活用提案をしてくれ、2週間のトライアルが可能です。正式な契約はその後なので、「社長命令でとりあえず入れたけどなんか使いにくい」といったトラブルを回避できます。

価格は月額2500円/IDで、1IDから契約できます。1IDからというのは小規模事業者にとってはうれしいところ。一斉送信メール「アルテマメール」も1〜5000通までは1万円、1万通までは2万円と従量課金制になっているので、必要に応じて利用できます。事業規模が小さいときは最低限のコストで済ませられ、大きくなったときもフレキシブルに対応できるのが特徴です。

導入前コンサルで、スムーズな導入ができ、その後の活用も捗ります。
導入前コンサルで、スムーズな導入ができ、その後の活用も捗ります。

名刺情報を営業に使い倒せる「ホットプロファイル」

「ホットプロファイル」は株式会社ハンモックが提供しているクラウド型名刺管理サービスです。ハンモックはセキュリティ対策を支援するネットワークソリューション事業なども手がけているソフトウェアメーカーで、ISMSやPマークも取得しています。

「ホットプロファイル」は「名刺管理、営業支援ツール」と謳っています。名刺のデータ化と管理はもちろん、その情報を営業に活用するための機能を搭載しているのです。

スキャンもしくは撮影した名刺画像はOCR機能によりデータ化されたうえ、追ってオペレータにより補正され正確な情報に更新されます。対応言語は、日本語と英語、中国語の繁体字と簡体字となっています。

名刺管理だけにとどまらず営業全体で活用できる機能を網羅しています。
名刺管理だけにとどまらず営業全体で活用できる機能を網羅しています。

「ホットプロファイル」は、名刺情報の管理だけでなくSFAに活用したいという企業にお勧め

見込み客を獲得したら名刺を管理し、ダイレクトメールやウェブサイトの閲覧履歴から見込み客を発掘、商談プロセスを管理し営業支援も行えます。営業に必要な機能がオールインワンになっているので、現場のユーザーが複数のツールを使い分ける必要がありません。ワンストップで済むので、営業に集中できるというメリットがあります。

簡易的とはいえSFA機能を搭載しており、「お客さまカルテ」で顧客情報を一元管理できます。組織ツリー機能と人事異動ニュース機能を備えており、まだ名刺を交換していないキーマンを発見することも可能です。営業報告も登録でき、上司をはじめ社内でリアルタイムに共有できます。使い方によっては日報代わりにもなるでしょう。「ホットプロファイル」は名刺情報を営業にとことん使い倒したいという企業に適しています。

インサイドセールスでも営業活動の履歴を管理できます。
インサイドセールスでも営業活動の履歴を管理できます。

手軽に名刺管理できるクラウド型サービス「メイシー」

「メイシー」は「株式会社もぐら」が開発しているクラウド名刺管理サービスです。データ化した名刺は検索するだけでなく、地図表示や乗り換え検索、ウェブサイトの表示、株価の確認、人物や企業のウェブ検索なども可能です。リストの作成やダイレクトメールの送信も可能で、ラベル機能や名寄せ機能も搭載しているので簡易CRMとしても使えます。

他サービスとの提携も充実しており、クラウド型顧客関係管理アプリの「ZOHO CRM」や世界一のSFAツール「Salesforce」、クラウド見積・納品・請求書サービスの「misoca」、クラウドCRM/SFAシステム「ちきゅう」などと、名刺データを連携させてビジネスに活用できます。

スマホアプリも提供されており、出先でも活用できます。名刺データはISMSを取得しているデータセンターに保管され、通信はSSL暗号で保護されています。株式会社もぐらも2013年にプライバシーマークを取得し、個人情報保護の観点でも安心です。

PC版メイシーのメイン画面です。ログインした人が交換した名刺が表示されます。
PC版メイシーのメイン画面です。ログインした人が交換した名刺が表示されます。

名刺のスキャン作業が手間な中小企業にお勧めな「メイシー」

メイシーは名刺を送付するだけで、スキャンから人力補正までを行ってくれるのが特徴です。基本プランは月額1980円で、名刺のスキャンが10円/枚、入力・登録が25円枚となっています。しかも、追加料金なしでIDをいくらでも作れる、ユーザー数無制限というのが驚きです。

営業担当が2〜3人の中小企業で、1か月に名刺を100枚交換するのであれば、名刺のスキャン・入力と返送料金で4000円、合計5980円/月となります。しかも、全社員で活用できます。ただし、最大名刺登録枚数は全ユーザー合計で2500枚です。それ以上は2500枚ごとに980円/月が発生しますが、それでも格安です。

なお、名刺を送付するのも面倒というのであれば、出張スキャンサービスも行っています。名刺を社内から持ち出したくない、というときに便利です。

溜まった名刺を郵送するだけでOKです。
溜まった名刺を郵送するだけでOKです。

Salesforceと一体型の名刺デジタル化サービス「SmartVisca」

「SmartVisca」は世界トップシェアのCRMサービス「Salesforce」に名刺情報を登録するクラウド名刺デジタル化サービスです。日本オラクルの日本法人を立ち上げたアレン・マイナー氏がCEOの株式会社サンブリッジが開発・提供しています。

「SmartVisca」は名刺を人力でデータ化するサービスですが、自社でデータを保管せず、顧客が契約しているSalesforce内にデータを登録してくれるのが特徴です。OCR機能も利用していますが、オペレータの補正も行われるので、正確に入力してくれます。もちろん、名刺情報だけでなく、交換日やメモ、分類したリスト名なども同時に登録できます。

対応言語は日本語と英語、ベストエフォートで中国語に対応しています。契約者数は約350社。Salesforce内のAppExchangeでは人気のソリューションです。

「SmartVisca」で名刺を取り込む画面です。交換日やメモ、リスト名などもまとめて入力できます。
「SmartVisca」で名刺を取り込む画面です。交換日やメモ、リスト名などもまとめて入力できます。

「SmartVisca」は、Salesforceで顧客や取引先の情報を一元管理したい企業向け

Salesforce内に名刺データを保存するので、一元的な運用が可能になります。ユーザーにとっても複数のツールを使い分けなくていいというメリットもあります。「SmartVisca」にアップロードした画像も、納品後一定期間で削除されるようになっているので、セキュリティ面でも安心できます。

登録した後はSalesforceでの運用になりますが、元から超高機能なCRM・SFAツールですので、検索やデータの追加、名寄せ、リスト化などはお手のものです。名刺の相手をリードや取引するのも簡単で、レポート機能で名刺の交換状況などを視覚化できます。

Salesforceを運用していて、名刺情報の取り込みに悩んでいる企業に向いています。

正確な名刺情報をSalesforceに入れてくれるので、ユーザーの手間がほとんどかからないのがメリットです。
正確な名刺情報をSalesforceに入れてくれるので、ユーザーの手間がほとんどかからないのがメリットです。

PaasSのオプションとして名刺管理機能を用意している「スパイラル」

「スパイラル」は株式会社パイプドビッツが開発しているクラウド型プラットフォームサービスです。プラットフォームサービスとは、PaaS(Platform as a Service)とも呼び、ソフトを動かすための環境を提供することです。ユーザー企業は自社の業務に合わせて、様々なシステムを柔軟に構築できます。同じシステムで様々な業務を網羅できるのでユーザーの学習コストは最低限で済みます。さらにはシステムの開発費も抑えられるのがメリットです。

「スパイラル」は2001年にリリースされ、2011年に名刺登録機能を追加しました。基本料金とは別のオプションですが、社員が交換した名刺情報をシームレスに自社で使っているCRMやSFAに取り込めるのは便利です。メールの一斉配信も可能で、業務効率を向上できます。

セキュリティ面では、プライバシーマークをはじめ、ISO(JIS Q)27001、STAR、ISO 20000-1、ISO9001の認証を取得しています。

CRMやSFAツールと同じプラットフォームで動作するので、シームレスに名刺情報を扱うことができます。
CRMやSFAツールと同じプラットフォームで動作するので、シームレスに名刺情報を扱うことができます。

「スパイラル」は、業務で使うウェブアプリを自社開発したい企業に最適

「スパイラル」はCRMやSFAの機能も備えているので、名刺管理も含めてワンストップで運用できるのがメリットです。名刺だけでなく、ウェブサイトに設置したフォームからの情報もまとめて管理できます。そのうえで、メールを配信して開封率やクリック率などの効果測定が可能です。

スパイラルの利用料は初期費用が10万円で月額2万5000円(5000レコードまで)から、オプションの名刺登録サービスは初期費用が3万円、オペレータによる名刺入力・登録料金が30円/枚からとなっています。

名刺情報をリードとして育成していくことができます。
名刺情報をリードとして育成していくことができます。

一世を風靡したクラウド型メモアプリ「Evernote」

「Evernote」は老舗のクラウド型メモアプリです。広範な情報をまとめて管理できるので爆発的に普及しました。日本語版は2010年に公開されています。テキストや画像、音声を「ノート」という単位で管理する方式で、ファイル内のテキスト検索もできるのが特徴です。テキストファイルやオフィス文書はもちろん、画像データもOCR機能により検索できるのです。もちろん、名刺のスキャンも行えます。

スマホアプリで名刺を撮影しようとすると、AIが自動的に判別して名刺モードになります。すると、自動的にシャッターが切られ、OCR処理してくれます。

なお、料金プランは無料のベーシックプラン、月額600円のプレミアムプラン、月額1100円のビジネスプランの3つで、名刺スキャンができるのがプレミアムとビジネスとなります。

「Evernote」アプリで撮影して取り込んだ名刺を表示したところです。
「Evernote」アプリで撮影して取り込んだ名刺を表示したところです。

「Evernote」で情報を管理しているユーザーなら追加のコスト・手間なしで使える

「Evernote」のユーザーであれば、まず検討したい名刺管理アプリです。いつも使っている情報集約ツールで、人脈も管理できるのが便利です。追加情報も自由自在に書き込めるので、簡易的なCRMとしてなら活用できるでしょう。

世界最大級のビジネスSNS「LinkedIn」と連携しているのもユニークです。名刺のメールアドレスがLinkedInに登録されているアドレスと一致すると、そのプロフィールや顔写真を自動的に追加してくれます。

なお、両面印刷された名刺には対応していませんが、「Evernote」は名刺管理専門のサービスではないので仕方ありません。表面のノートに裏面の画像を追加で記録して対応できます。

「LinkedIn」ユーザーのメールアドレスと一致すると、プロフィールなどを取り込むことができます。
「LinkedIn」ユーザーのメールアドレスと一致すると、プロフィールなどを取り込むことができます。

PCにインストールするタイプの名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」

「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」は株式会社エヌジェーケーが販売している、PCにインストールするタイプの名刺管理ソフトです。パッケージ製品として家電量販店などで販売されており、インストールディスクにライセンスが付属しているものや、高速カラースキャナまで付属しているタイプなど複数のラインナップが用意されています。

PCソフトですが、利用できるユーザー数に制限はありません。名刺データの保存先をファイルサーバーやネットワーク接続タイプのHDDにすれば、全社で名刺データを利用することが可能です。

自社開発の文字認識エンジンを搭載しており、高精度なOCR処理を行えます。電話番号辞書を搭載しているので、代表電話番号から企業名を正確に取り込むことも可能です。

別契約になりますが、「名刺ファイリングCLOUD」というサービスも用意されています。この場合は、100枚までは無料で、それ以上は有料でオペレータによる人力入力補正をしてもらうことができます。

「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」はパッケージ型の名刺管理ソフトです。
「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」はパッケージ型の名刺管理ソフトです。

「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」は、名刺データを社外に持ち出せない企業にお勧め

コンプライアンスや社内ルールにより、個人情報である名刺データを社外に持ち出せない、という企業もあるでしょう。そんな時、「やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0」であれば、名刺の取り込みからデータ化、管理まで社内で済ませられます。

スマホやタブレットのビューワーアプリを公開しており、USBやWi-Fi経由で名刺データを転送できます。そのため、外出先からでも名刺情報にアクセスできるのが便利です。スマホでもデータを手元で管理したい企業には数少ない選択肢となるでしょう。

さらに、企業内のサーバーにクラウドシステムを構築する「THE 名刺管理 On-Premise」という製品も用意しています。

スマホアプリに名刺データを転送して持ち出すことが可能です。
スマホアプリに名刺データを転送して持ち出すことが可能です。

ATOKのジャストシステムが開発した「スマート名刺管理」

「スマート名刺管理」は株式会社ジャストシステムが開発・提供しています。ジャストシステムは、ワープロソフトの「一太郎」や日本語入力システム「ATOK」も手がけているのでご存じの方も多いでしょう。

「スマート名刺管理」はPCにインストールするタイプのソフトで、高速カラースキャナも同梱しています。スキャナやスマホアプリで取り込んだ名刺画像はOCR機能でデータ化されます。ATOKを開発したジャストシステムの日本語処理技術により、取り込んだ名刺の社名や氏名に最適な読みを自動生成してくれます。対応言語は日本語/英語/中国語(簡体・繁体)をはじめ23カ国24言語と幅広いのが特徴です。

「スマート名刺管理」の同梱品です。
「スマート名刺管理」の同梱品です。

「スマート名刺管理」は、自分で名刺管理を初めてみたいSOHOや個人事業主にお勧め

対応OSはWindows 10/8.1に加えて、Windows Vista(Service Pack 2以上)やWindows 7(Service Pack 1以上)まで対応しています。スマホアプリはiOSとAndroidで提供されており、どちらでも名刺を撮影して登録できます。しかし、Googleコンタクトを介して、スマホで名刺データを閲覧できるのはiOSアプリのみです。

1ライセンスで、PC1台とスマホもしくはタブレット1台の計2台にインストールできます。そのため、企業というよりはSOHOや個人事業主の利用に適しています。実売価格は1万7000円前後とお手頃です。

iOSアプリなら外出先でも名刺情報にアクセスできます。
iOSアプリなら外出先でも名刺情報にアクセスできます。

無料でオペレータ入力補正してくれる「Eight」

「Eight」は、名刺管理ソフト・アプリでトップシェアを持つ「Sansan」のSansan株式会社が提供しています。こちらは個人向けという位置づけで基本機能は無料で利用できます。Sansanでビジネスを進めるにあたり、名刺をデジタルで管理する文化を広めるために無料で提供しているのです。

スマホアプリで撮影したデータはOCR処理され、すぐに利用できます。さらに、オペレータによる人力補正も行われ、一定時間後には正確な情報になっています。

単なる名刺管理機能だけでなく、ビジネスSNSという機能も備えているのが特徴です。自分の名刺を登録し、Eight同士でつながることができるのです。すると、つながっている人が異動や転職で名刺が変わった場合、Eight上で確認できるようになります。名刺を交換して終わりではなく、2度目の出会いにつながるような機能で、ビジネスに役立つことでしょう。

4枚までの名刺をさくっと取り込めます。
4枚までの名刺をさくっと取り込めます。

個人事業主でも中小企業でもスタイルに合わせて活用できる「Eight」

無料で人力入力を利用できるので、個人事業主には有力な選択肢となるでしょう。しかし、企業で使う場合は、ちょっと使いにくくなります。そんな時には「Eight 企業向けプレミアム」がお勧めです。

まず、Eightには有料版の「Eightプレミアム」が用意されています。無料版との違いは、人力補正されるまでの時間が3分の1に短縮されたり、ドキュメントスキャナから一括取り込みできたり、CSVファイルでデータをエクスポートできる点などです。利用料金は月額480円もしくは年額4800円です。

「企業向けプレミアム」は、「Eightプレミアム」ユーザー同士で名刺を共有できる機能です。ビジネスで交換した名刺はEightアプリ上でお互いに検索できるようになります。数人から10人程度の中小企業での活用に向いているでしょう。利用料金は月額1万800円です。

「企業向けプレミアム」は社内で名刺を共有できます。
「企業向けプレミアム」は社内で名刺を共有できます。

LINEが提供する完全無料の名刺管理アプリ「myBridge」

「myBridge」はLINE株式会社が提供している名刺管理アプリです。コミュニケーションアプリのあの「LINE」です。開発は100%子会社の「myBridge株式会社」が行っており、2018年5月にリリースされました。利用料は無料で、LINEアカウントで登録することもできます。しかし、LINEとは別のアプリで、ともだち情報なども同期しません。あくまでもビジネス向けの名刺管理アプリという位置づけになっています。

名刺をスマホアプリで撮影すれば、OCR機能と人力補正で正確にデータ化してくれます。使い始める際、たまりに溜まった名刺の束を撮影するのが面倒、というのであれば「おまかせスキャン」サービスを利用しましょう。名刺の読み取りを代行してくれるサービスで、何千枚送っても無料で登録してくれます。しかも、なんと着払いで送っていいのです。

正確に入力された名刺情報は、いつでもどこでも素早く検索できます。入力言語は日本語と英語、韓国語、試験的に中国語に対応しています。さらに、Excelファイルでエクスポートすることもでき、他のアプリで名刺データを利用するなど、無料と思えないほど機能が充実しているのが特徴です。

使い始めに大量の名刺を登録する場合は、「おまかせスキャン」を使うと手間が省けます。
使い始めに大量の名刺を登録する場合は、「おまかせスキャン」を使うと手間が省けます。

「共有名刺帳」を使うことで企業ユースにも対応する「myBridge」

名刺はグループで分類できます。「営業」や「取引先」といったカテゴリーを付けられるのですが、複数設定することも可能です。例えば、「取引先」と「キーマン」といったグループの両方に指定することもできます。また、名寄せをしたり、電話着信時に相手の情報を表示したりする機能も備えています。

ビジネスで使う場合、社内では「共有名刺帳」で情報を共有できます。枚数やメンバー数に上限なく名刺を共有し、メモを付けられます。複数の「共有名刺帳」を作成できるので、副業をしている人でも使えます。「名刺をシェア」メニューから「もっと見る」→「LINE」と操作することで、LINEに名刺情報を貼り付けることもできます。もちろん、これらの機能も無料で利用できます。

「myBridge」は交換した名刺をほぼ個人管理するのに近い形になります。そのようなスタイルの中小企業での利用に向いているでしょう。

「共有名刺帳」の「無料ではじめる」をタップすると、「共有名刺帳」を作成できます。
「共有名刺帳」の「無料ではじめる」をタップすると、「共有名刺帳」を作成できます。

個人向け&無料の名刺管理アプリ「Wantedly People」

「Wantedly People」はビジネス SNS「Wantedly」を運営するウォンテッドリー株式会社が提供している、つながり管理アプリです。2016年11月にリリースされ、2018年10月には300万ユーザー、名刺のスキャン枚数は7000万枚を超えました。

スマホアプリでの撮影で1度に10枚までの名刺を取り込めます。AIを搭載し、瞬時にデータ化してくれます。枚数が多い場合は、ドキュメントスキャナの「ScanSnap」から取り込むことも可能です。もちろん、誤認識の可能性はありますが、編集機能で修正するのは簡単にできます。

名刺を登録すると、その相手が「Wantedly People」ユーザーだった場合、つながることができ、最新情報を閲覧できるようになります。

10枚までの名刺をまとめて撮影・登録できます。
10枚までの名刺をまとめて撮影・登録できます。

名刺を自分で管理するSOHO・個人事業主に向いている「Wantedly People」

それぞれの名刺の「話題」タブには、話のネタになるニュースが集められています。その人の企業や業界、住所などに関連するニュースが表示されるので、アポ前にチェックして会話を盛り上げられます。

名刺情報は個人管理になるので、基本的には個人事業主にお勧めです。名刺情報はCSVファイルでインポートしたりエクスポートできるので、他の名刺ファイルに乗り換えたり、乗り換えてきたりできます。

名刺の「話題」タブで関連する企業や業界に紐付いたニュースを読むことができます。
名刺の「話題」タブで関連する企業や業界に紐付いたニュースを読むことができます。

気軽に全社導入して営業・販促に活用できる「名刺de商売繁盛」

ヤマトグループの企業であるヤマトシステム開発株式会社が手がけている名刺管理サービスが「名刺de商売繁盛」です。商談を管理できる「コンタクト」機能を備え、SFAとしても活用できるのが特徴です。プライバシーマークやISMSを取得しており、セキュリティ面も安心です。対応言語は日本語と英語で、ベストエフォートで中国語に対応しています。

オプションにはなりますが、ダイレクトメールを送信したり、アンケートを実施する機能も用意されています。また、外部のCRMやSFA、基幹システムなどに連携することもできます。

コンタクト機能で商談情報を残せるので、SFAとして活用できます。
コンタクト機能で商談情報を残せるので、SFAとして活用できます。

「名刺de商売繁盛」は、月額3万円で人数無制限、20万枚までの名刺を管理できるコスパが魅力

利用料金は初期費用が無料で、月額3万円。なんと、ユーザー数課金ではなく、人数制限はありません。扱える名刺枚数は20万枚までですが、それ以上は20万枚ごとに月額3000円がかかるだけです。オペレータの人力入力は1枚40円かかりますが、それでもダントツのコストパフォーマンスです。従業員の人数が多く、多数の名刺を交換するものの、コストを抑えたいという企業にお勧めです。

ユーザー数無制限で月額3万円です。名刺の人力入力は別途料金が発生します。
ユーザー数無制限で月額3万円です。名刺の人力入力は別途料金が発生します。

今や名刺管理ソフト・アプリの導入は必須!機能とコストを吟味すべし!

以上、名刺管理ソフト・アプリを14製品紹介しました。どれも紙で名刺を管理するデメリットを解消し、活用しやすいデータ管理が可能となります。コストや機能はそれぞれ大きく異なるので、自社の運用方法や予算を考慮に入れて検討しましょう。

無料のサービス・アプリも紹介しましたが、単にコストだけで決めないようにしてください。本当は欲しかった機能がなく、別途CRMやSFA、メール送付製品などを契約するのはもったいないからです。名刺情報を自社でどのように活用したいのかをきちんと考えて選ぶことをお勧めします。

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