【導入検討者必読!】名刺管理ソフト・アプリで解決できるビジネス課題とは?

【導入検討者必読!】名刺管理ソフト・アプリで解決できるビジネス課題とは?

名刺のアナログ管理における課題と名刺管理ソフト・アプリ導入の必要性

名刺をアナログ管理するデメリットとリスク

ビジネスで人と会っていると、どんどん交換した名刺が溜まっていきます。ビジネスパーソンは1年間で105.9枚(Sansan調べ)の名刺を交換しているそうです。5年で500枚、10年で1000枚です。この名刺、どうやって管理しているでしょうか。プラスチックケースに詰め込んでいるでしょうか。それとも閲覧しやすいように名刺ホルダーにファイリングしているでしょうか。大判のホルダーや一般的なケースであれば500枚くらいは収納できますが、そこそこ場所を取ります。これが5年ごとに社員の数だけ増えていくのです。相当な保管スペースが必要になるのは想像に難くないでしょう。

また個人情報保護法により、名刺は鍵のかかる机の引き出しやキャビネットに保管しなければなりません。企業としても頭を悩ませるところです。加えて、それ以上にネックになるのが情報活用です。

名刺は交換してコレクションするだけでは意味がありません。電話やメール、はがき、訪問と、何でもよいのでコンタクトをして密な関係を構築し、ビジネスや売り上げにつなげたいところです。しかし、実際は名刺交換をしてすぐにビジネスがスタートした相手としかコミュニケーションを取らないと言うことが多いものです。名刺を1度交換し、2度目のコミュニケーションを取る可能性はとても低いのです。

ビジネスで交換した膨大な名刺、どのように管理していますか?
ビジネスで交換した膨大な名刺、どのように管理していますか?

Sansanの調査によると、105.9枚/年のうち、売り上げに寄与している生産性のある名刺は41.3%で、残りは名刺フォルダーの中に眠っているということです。これは、100人未満の企業では8600万円/年、100人以上の企業では120億円/年もの機会損失となる計算になります。

そうなると、当然名刺を活用したくなります。しかし、アナログ管理だと目当ての名刺を探し出すだけでも時間がかかります。キングジムの調査によると、20〜49歳の営業職が1年間に名刺を探し出すために費やしている時間は10時間を超えるそうです。まさに無駄な時間です。しかも、この手間がかかることで、積極的に名刺を活用しようというモチベーションも削がれてしまいます。

年賀状やお歳暮などを贈ったり、ダイレクトメールを送るためのリスト作りにも手間がかかります。アナログ作業なので当然抜け漏れが発生しますが、そのミスを発見する手段がありません。担当者の手違いだけで、企業間取引に影響が出ては目も当てられません。

外出先で、どうしても名刺の情報が必要になったらどうするでしょう。会社に電話をかけ、内勤の人に名刺を探してもらいます。他人の名刺の束から目当ての相手を探し出すのはとても手間がかかります。企業名や担当者名があやふやだったりすると、見つけることもできないでしょう。内勤の人も、仕事の手を止めて対応するので、業務効率が低下します。そして、この作業は何も生み出さない、無駄以外のなにものでもありません。

アナログ管理なので、なくしてしまうこともあります。ファイルから取り出して電話した後、元に戻すのを忘れてしまうなどよくあることです。意図せずごみ箱に落ちたり、書類に挟まったりして散逸するのも珍しくありません。キャビネットの鍵さえあれば、他人の名刺に触れることも可能です。こうなると、個人情報保護という観点からもリスクが発生してきます。

名刺を紙のまま管理するのは、百害あって一利なしというわけです。

名刺を個人での管理にゆだねるデメリットとリスク

名刺管理をすることで業務効率が向上するというのは以前から言われていました。そのため、仕事ができる人であれば、効率よく管理しているかもしれません。紙の名刺を完璧にインデックス化してファイリングし、通常の半分以下の時間で見つけられるようにしているかもしれません。しかし、多くの場合、自分だけが使いやすいように作り上げているので、他人が活用できるものではなかったりします。

交換した名刺を従業員それぞれが管理するのはデメリットが大きすぎます。
交換した名刺を従業員それぞれが管理するのはデメリットが大きすぎます。

さらにデジタル化にチャレンジしている人もいるかもしれません。Excelに手入力して、住所録を作成すれば、活用シーンは一気に広がります。しかし、名刺情報は1文字でも誤入力すると使いものになりません。メールは届きませんし、電話はつながりません。相手の企業名や肩書き、名前などを間違えたら、失礼になってしまいます。また、Excelに入力する負担もとても大きいものです。

名刺画像を撮影・スキャンしてクラウドストレージに保存するケースもあります。外出先でも、スマホから確認できるというメリットは大きいでしょう。しかし、個人のストレージに勝手にアップロードしているならシャドーITとなります。シャドーITとは、企業が認識していないのに、社員がITツールを勝手に業務に使うことです。きちんと管理されていないため、情報漏洩の可能性が高まるので、企業の大きなセキュリティリスクとなります。

名刺を個人管理すると、アナログであれデジタルであれ、従業員は自分のものだと勘違いしてしまいがちです。ビジネス上で交換した名刺は、企業の資産です。しかし、それを個人が抱え込んでしまうと、情報の共有や活用の妨げになってしまいます。最悪のケースでは、従業員が退職する際、名刺を持っていってしまう可能性もあります。

名刺を従業員それぞれが個人で管理するのは、デメリットとリスクが大きすぎます。

名刺管理ソフト・アプリ導入の6つの改善メリット

【メリット@】名刺情報を一元管理することで、営業効率化・漏洩リスク低減

名刺管理ソフト・アプリを導入すると、社内全体の人脈を一元管理できるようになります。そうすれば、アプローチに悪戦苦闘していた企業のキーマンと自社の部長がつながっていた、ということがわかります。無駄な動きを削減でき、効率的な戦略を立てられれば、業務効率は大幅に改善します。

社内に名刺情報が蓄積してくると、取引先や営業先の組織ツリーが構築できます。そうすれば人事異動や退職があっても、関係が切れることはありません。営業先として、第1営業部と第3営業部とは付き合いがあるのに、第2営業部には誰もアプローチしていない、といったこともわかります。この手の情報は、見込みの確度が高いので、宝の山と言えます。

社内で名刺情報を共有することにより、個人の所有物という意識がなくなります。そのため、積極的に共有、活用するという企業文化の醸成に寄与します。また、集中管理することで、個人情報の漏洩リスクも低減できます。退社時にも、ソフトやサービスのアカウントを停止するだけでよく、手間がかかりません。

社員が交換した名刺から、相手の企業の組織ツリーを作成できます。画面は「Sansan」。
社員が交換した名刺から、相手の企業の組織ツリーを作成できます。画面は「Sansan」。

【メリットA】アナログとは比較にならない高い検索利便性

名刺入力ソフト・サービスは、OCR機能やオペレータにより、自動的に名刺情報をテキスト化してくれます。OCR情報の場合は誤認識もあるのですが、その部分だけ修正するだけでいいので、イチから入力するより手間が省けます。オペレータが入力してくれる場合は、ほぼ100%の精度で入力してくれるので大助かりです。

きちんと情報が入力されていると、検索するのは一瞬です。企業名や名前で即見つけられ、電話をかけたりメールを送ったりできます。一部の文字列で絞りこむこともできますし、名刺を交換した日づけで検索することも可能です。もう、会社に電話をかけて誰かに探してもらうといった無駄なことをする必要がなくなります。

名刺管理ソフト・アプリによっては、相手企業に関連する企業情報や最新ニュースを自動的に表示してくれる機能を備えています。トップ人事の異動情報や大きなニュースを把握しておけば、経営判断もスピーディに間違いなく行えます。会議などのアポで伺う前に、最新情報をチェックしておけば、雑談のネタにも困りません。

いくつかの名刺管理ソフト・アプリはオペレータの目視による入力代行サービスを用意しています。
いくつかの名刺管理ソフト・アプリはオペレータの目視による入力代行サービスを用意しています。

【メリットB】メモ・ラベリング機能でさらに検索利便性があがる

できる営業パーソンは、名刺にメモを書き込みます。名刺交換した日付や場所、相手の特徴、案件名などを記録しておけば、後で検索する際に役立つことがあります。とはいえ、紙での管理であれば、書き込める量に限界がありますし、そもそも検索ができません。

その点、デジタル管理であれば、いくらでもメモを記録できます。ほとんどの名刺管理ソフト・アプリは名刺に紐付けたメモを登録する機能を備えています。その人と会う度に、面会情報を追記していくことだって可能です。メモ以外に、ラベルを付与できる製品もあります。「2019年春業界イベント」や「重要取引先」といったラベルを付けておくことで、手軽に抽出できるようになります。年賀状やダイレクトメールの送付リストを作成する際などに、活躍してくれます。

デジタルデータであれば、メモを残すのも簡単です。通常は覚えきれないデータも登録してしまえば、存分に活用できます。画面は「スマート名刺管理」。
デジタルデータであれば、メモを残すのも簡単です。通常は覚えきれないデータも登録してしまえば、存分に活用できます。画面は「スマート名刺管理」。

【メリットC】クラウドなら導入・運営コストも抑えられる

名刺情報をクラウドに保管するタイプのサービスのメリットは、まず自社で名刺情報を管理するインフラを用意しなくて済むことです。サーバーの用意からシステムの開発、運用、メンテナンスなどの費用は馬鹿になりませんし、計画立案から導入までのリードタイムも長くなります。その点クラウドサービスであれば、比較的安価に、短期間で名刺管理システムを導入できます。

基本的に、クラウドサービスは契約している限り、最新の機能を常に利用できます。自社でシステムを構築すると、一定期間でリプレースが必要になりますが、クラウドサービスなら気にする必要がありません。もし、5年後10年後にもっとよいサービスが登場したなら、乗り換えればいいだけです。

クラウドに名刺情報があれば、PCでもタブレットでもスマホでも、オフィスからでも外出先からでもアクセスできます。いつでも誰でも名刺情報を登録したり検索したりできるので、人脈情報の利活用がはかどります。

クラウドサービスであれば、スマホアプリからいつでもどこでも名刺情報を検索できます。画面は「アルテマブルー」。
クラウドサービスであれば、スマホアプリからいつでもどこでも名刺情報を検索できます。画面は「アルテマブルー」。

【メリットD】PCにインストールするタイプでも効率・利便性を向上できる

PCにインストールするタイプの名刺管理ソフトも発売されています。コストが安いという特徴もあるのですが、このタイプの大きなメリットはクラウドにデータを保存しない、という点です。

クラウドサービスも個人情報保護法に対応し、厳重なセキュリティを構築しているのですが、ユーザー企業のコンプライアンスなどでデータは社内に保管することが決まっている場合などは利用できません。そんな時に、PCにインストールするタイプのソフトが利用されます。

PCにインストールするパッケージソフトとして販売されている製品もあります。写真は「やさしく名刺ファイリングPRO」。
PCにインストールするパッケージソフトとして販売されている製品もあります。写真は「やさしく名刺ファイリングPRO」。

【メリットE】名刺情報をCRM・SFA活用しマーケティングを強化する

売り上げを向上させるため、CRM(顧客関係管理)やSFA(営業支援システム)を利用している企業は多いことでしょう。当然、顧客の名刺はキモとなるリストとして活用することになります。そのため、多くの名刺管理ソフト・アプリは何らかの形で、CRMやSFAと連携できるようになっています。ダイレクトに連携するほか、APIを利用したり、CSVファイルをインポート/エクスポートしたりと使い勝手は様々です。

中小企業などで、本格的なCRMやSFAの導入に二の足を踏んでいるなら、これらの機能を備えた名刺管理ソフト・アプリの導入を検討するのも手です。面談履歴やダイレクトメール配信機能などを搭載した製品も多く、簡易的とはいえ十分に業務効率を向上させることが可能です。もし、名刺管理ソフト・アプリだけで事足りるのであれば、CRMやSFAツールの導入・運用コストを抑えられるだけでなく、現場が使うツールの数を減らすという効果も得られます。

CRMやSFAとしての機能を備えた名刺管理サービスもあります。画面は「ホットプロファイル」。
CRMやSFAとしての機能を備えた名刺管理サービスもあります。画面は「ホットプロファイル」。

これからは名刺管理ソフト・アプリでの管理が当たり前になる

名刺のアナログ管理は業務効率が悪いだけでなく、企業としてリスクを負う可能性があります。今後、名刺管理ソフト・アプリによる集中管理は必須となることは間違いありません。

とは言え、様々な名刺管理ソフト・アプリがあり、製品選びにも悩んでしまうことでしょう。そんな時は、「2019年に備える課題別名刺管理ソフト・アプリ14本選び方比較」をチェックしてください。現在、販売されている名刺管理ソフト・アプリ14製品の特徴をまとめてご紹介します。

資料のダウンロードはこちら

ページの先頭へ