オペレーターによる入力代行でデータ精度UP!無料から対応する名刺管理ソフト・アプリ

オペレーターによる入力代行でデータ精度UP!無料から対応する名刺管理ソフト・アプリ

成功する名刺管理の起点は正確な情報入力からスタート

名刺を管理する際、スキャナでスキャンしたりスマホのカメラで撮影して画像を取り込み、その後、デジタル管理できるようテキスト情報に変換します。OCRという処理を行うと、自動的に画像の情報をテキストにしてくれますが、この方法だと誤認識が発生します。たとえ高画質で取り込んだとしても、大量の名刺を読み込む場合は必ずミスが出てしまいます。

名刺の情報は、1文字違うと使い物にならなくなる繊細なデータです。会社名や氏名が違っていると、そもそも検索できません。もし、見つけたとしてもその情報を使ってメールしたときに、相手の社名や名前が間違っていたら失礼に当たります。メールアドレスも電話番号も1文字違えば、コンタクトができません。そのたびに、いちいち画像を確認していては、本末転倒です。

そこで、修正作業を行う必要があります。スキャンしてOCRで登録されたテキストを人の目で見て、確認するのです。誤認識があれば、その場で修正します。昔は、名刺管理ソフトを利用するすべてのユーザーが自分で行っていました。会社であれば、事務スタッフがやっていたところもあるでしょう。しかし、今では名刺管理ソフト・アプリを提供する企業の一部が、入力を代行してくれます。一般的な名刺であれば、99%以上きちんと入力してくれるので、ビジネスで存分に活用できます。

名刺の人力入力には、オペレーターを多数用意する必要があるので基本は有料です。しかし、驚くべきことに個人向けに無料で人力入力サービスを利用できる名刺管理アプリもあります。コストを重視する場合には見逃せません。

人力入力サービスを条件に名刺管理ソフト・アプリを検討する場合は、コストに加えて、登録に要する日数や個人情報の扱いなどをチェックしましょう。入力精度はどこもほぼ完璧なので問題ないのですが、入力してくれる項目はサービスによって異なります。最低限、会社名と氏名、電話番号、メールアドレスがあれば活用できますが、できれば部署や住所も欲しいところ。サービスによっては、ホームページのURLや手書きメモまで書き起こしてくれることもあります。

では、オペレーター入力に対応する名刺管理アプリをご紹介しましょう。

オペレーターが入力してくれる無料の名刺管理アプリ

後発ながら急速にユーザーを増やすLINEの名刺管理アプリ「myBridge」

「myBridge」は、コミュニケーションアプリの「LINE」が手がける名刺管理アプリです。リリースは2018年5月と後発となりますが、無料サービスということで勢いよくユーザーを増やしています。無料なのに、名刺の登録は人力です。しかも、1日に入力できる名刺の枚数や入力項目に上限はありません。これはすごいアドバンテージです。

スマホアプリで撮影すると画像がアップロードされ、オペレーターが直接見て確認し、データを入力します。もし、初回利用で大量の名刺がある場合は、提携サービスの「おまかせスキャン」を利用できます。郵送するだけで、まとめてスキャンしてくれます。

アップロードされたデータは、項目別に分割して入力するので、オペレーターが個人を特定することはできません。もちろん、通信する際は暗号化しているのでデータが漏洩するような心配もありません。

機能はシンプルですが、費用をかけずに名刺をデータ化して検索できるようにしたい、というニーズにぴったりです。フリーランスなどの個人事業主に向いていますが、2018年末にはビジネスで名刺を共有する機能もリリースされ、チームでの利用もできるようになりました。

人力入力された名刺データをCSV形式でまとめてダウンロードすることもできます。
人力入力された名刺データをCSV形式でまとめてダウンロードすることもできます。

無料で人力入力を行ってくれる老舗名刺管理アプリ「Eight」

世界で初めて、マルチデバイス対応の個人向け名刺管理アプリで、人力入力に対応した無料の名刺管理アプリです。国内の名刺管理サービスでトップシェアを誇る「Sansan」を開発しているSansan株式会社が提供しているサービスで、ユーザー数は200万人以上となっています。俳優の成田凌さん青木崇高さんが、名刺交換はいいんだけど〜とぼやくCMを見たことがある人は多いのではないでしょうか。

同社では、オペレーターが名刺を入力する際、ばらばらになった情報のみが表示されるようになっています。名刺まるごとを目にすることはなく、個人が特定されることはありません。

データをアップロードしてから、オペレーターが入力するまでの間は、OCR処理で自動的に変換したテキストが登録されます。すぐにお礼のメールを出したいときなどに便利です。もちろん、誤認識はありますが、追って修正されます。

なお、無償版のEightだと入力できる項目が制限される点は注意しておきましょう。氏名と会社名、メールアドレス、電話番号の4項目は必ず入力されますが、その他の項目はベストエフォートとなっています。オペレーターの手が空いていれば部署、役職、郵便番号、住所なども入力してくれますが、混雑していると制限されてしまうのです。

Eightプレミアムという有料版を利用すれば、名刺の表と裏に記載された全項目を入力してくれるようになります。さらに、Eight 企業向けプレミアムを契約すれば、従業員同士で取り込んだ名刺の共有もでき、ビジネスで活用することも可能です。個人事業主はもちろん、20名未満の小規模組織に向いています。もちろん、データ化する名刺や利用人数に制限はありません。

写真を撮影するとOCRでデータが登録され、追ってオペレーターによる人力入力が行われます。
写真を撮影するとOCRでデータが登録され、追ってオペレーターによる人力入力が行われます。

オペレーターが入力してくれる有料の名刺管理アプリ

個人情報の保護にも力を入れている定番サービス「Sansan」

国内の名刺管理サービスでトップシェアを誇るのが「Sansan」です。名刺管理サービスを導入している企業のうち、8割以上が「Sansan」を利用しているのです。大手はもちろん、官公庁といったお堅いところにも導入されています。

「Sansan」は2007年に創業しましたが、一貫してクラウドの名刺管理サービスに特化しています。名刺情報を正確にデータ化し、それをビジネスに活用することで価値を生み出すことを目指しています。単なるデータ化サービスではなく、ビジネスを推進する様々な機能を搭載しているのが特徴です。

もちろん、名刺は人力でデータ化されます。すべての情報をほぼ100%正確に入力してくれるのが頼もしいところです。セキュリティにも注力しており、オペレーターが名刺データを持ち出せないようにするだけでなく、記憶することもできないようにしています。入力する際の画面には、電話番号やメールアドレスの一部や、名字だけといったバラバラになった文字列しか表示されないのです。

名刺のスキャンデータをアップロードすると、20枚までなら翌営業日までにデータ化されます。20枚を超える名刺は順次データ化されるということですが、大量の名刺をアップロードしても想像以上に早く入力してくれます。

利用人数や登録した名刺枚数が多いほど真価を発揮するので、中堅〜大企業に向いているサービスと言えます。

オフィスに設置した専用のスキャナとタブレットで大量の名刺も手軽に取り込めます。
オフィスに設置した専用のスキャナとタブレットで大量の名刺も手軽に取り込めます。

名刺スキャンの手間も省ける中小企業向け名刺管理アプリ「メイシー」

株式会社もぐらが開発・運営している「メイシー」は、中小・スタートアップ向けの名刺管理アプリです。交換した名刺を送るだけで、人力入力し、確実にデータ化してくれます。名刺交換アプリを導入しても、社員に使ってもらわなければ意味がありません。スキャンする手間が面倒という意見が多いなら、「メイシー」がお勧めです。

スキャンや撮影は不要で、名刺と送付票を送るだけで済んでしまうのです。スキャン後の名刺もきちんと返却してくれます。企業資産で個人情報の塊である名刺を外部に出すのは心配というなら、「出張スキャンサービス」を利用すればいいでしょう。派遣スタッフの交通費は発生しますが、スキャン料金は通常のままで対応してくれます。

10ユーザー、名刺2,500枚までなら月額料金が1,980円と格安なのも特徴です。スキャン料金は10円/枚、データ入力料金は25円/枚ですが、取り込んでさえしまえば、ランニングコストを抑えられます。ユーザー数や名刺の枚数が増えると、追加料金が発生しますが、ある程度の規模までなら格安と言ってよく、中小企業での利用に向いています。

交換した名刺を定期的に送るだけで、クラウドで名刺を管理できるようになります。
交換した名刺を定期的に送るだけで、クラウドで名刺を管理できるようになります。

パソコンソフトでもオプションでオペレーターが入力してくれる「やさしく名刺ファイリング PRO」

「やさしく名刺ファイリング PRO」はパソコンにインストールするタイプの名刺管理ソフトです。Windows 7以降に対応し、Macには対応していません。同梱している専用のスキャナで名刺を取り込み、管理できます。自社所有のフラットベッドスキャナやドキュメントスキャナを利用することも可能です。データ化は、OCR処理で自動的に行われます。

OCRだと会社名のロゴなどを認識できないことがありますが、「やさしく名刺ファイリング PRO」には企業の電話番号辞書が搭載されており、OCRで読み込んだ電話番号から正確な会社名を登録できます。とはいえ、それでも誤認識が発生することがあります。その場合は手動で修正することになりますが、社員に作業させるのも避けたいところです。

そんなときは、有償オプションの「名刺スキャンサービス」を利用できます。名刺を送付すると、スキャンして人力チェックされたデータが納品されるのです。ExcelやCSV納品ではなく、「やさしく名刺ファイリング PRO」のデータベースとして納品されるので、名刺画像もセットになっています。ソフトは買い切りですし、スキャンサービスも必要なときにコストが発生するだけなので、ランニングコストがかからないというメリットもあります。

個人で手軽に名刺を管理したいというニーズから、コンプライアンスなどが厳しく、個人情報をクラウドに置けないという企業まで対応できます。

「名刺管理ソフト やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0 高速カラースキャナ付」には、コンパクトなカラースキャナが付属しています。
「名刺管理ソフト やさしく名刺ファイリング PRO v.15.0 高速カラースキャナ付」には、コンパクトなカラースキャナが付属しています。

ビジネスで名刺を管理するなら人力による正確なデータ化は必須

名刺をデータ化する作業に生産性はありません。誤認識した文字を修正する時間は明らかに無駄な時間です。社員に強制すると生産性が低くなるだけでなく、モチベーションも低下しかねません。わずかなコストで済むのであれば、人力入力に対応した名刺管理ソフト・アプリを導入することで解決したいところです。

今回紹介したソフト・アプリなら、オペレーターの入力精度はほぼ完璧です。コストに加え、名刺を配送できるか、オペレーターを派遣してくれるかなどの条件を合わせて検討しましょう。とはいえ、名刺管理はデータ化することが目的ではありません。データを活用して業績を向上させるのが目的です。その名刺管理ソフト・アプリで何ができるかを総合的に判断することも忘れないようにしましょう!

資料のダウンロードはこちら

ページの先頭へ