高いカスタマイズ性を備え、名刺情報を含むすべての顧客情報を一元管理できる「スパイラル(SPIRAL)」詳細レビュー

パイプドビッツの「スパイラル(SPIRAL)」は名刺の登録・管理にとどまらず、顧客情報管理、メールマーケティングなど多様な機能を備えています。その特徴や導入によるメリット、実際に使用したレビューなどを通して、スパイラルを徹底紹介します。

執筆:市川哲男

高いカスタマイズ性を備え、名刺情報を含むすべての顧客情報を一元管理できる「スパイラル」

【スパイラルの特徴】顧客情報をデータベースで一元管理し、さまざまな企業活動と連携を図る

株式会社パイプドビッツが提供する「スパイラル(SPIRAL)」は、企業が持つ情報資産を活用するためのクラウド型プラットフォームサービス(PaaS)です。名刺の登録・管理だけでなく、ユーザー自らがセミナー管理やCRM、SFA、アンケートなどのWebアプリを開発することができ、データベースによって情報を一元的に管理することで、さまざまな企業活動の改善に役立ちます。

スパイラルは名刺情報もWebの顧客情報も一元管理するPaaS(Platform as a Service)です。SaaSと比べて独自の開発によりカスタマイズがしやすい特徴があります。
スパイラルは名刺情報もWebの顧客情報も一元管理するPaaS(Platform as a Service)です。SaaSと比べて独自の開発によりカスタマイズがしやすい特徴があります。

たとえば見込み客を獲得するにあたっては、名刺情報だけでなく、自社Webページからの問い合わせやセミナー出席者などの情報も大切です。それらの情報を顧客データベースで一元的に管理し、「商談中」「来店予定」などの商談ステータスの把握や効果的なメール配信などを行うことで、効率的なビジネスを展開できます。

セミナー、対面営業、Web経由など様々な経路で獲得したリード(見込み客)を一元管理し、多彩な機能を持つメール配信などにより効果的な顧客管理・育成を実現します。
セミナー、対面営業、Web経由など様々な経路で獲得したリード(見込み客)を一元管理し、多彩な機能を持つメール配信などにより効果的な顧客管理・育成を実現します。

他の名刺管理サービスのようにあらかじめ細かい仕様は決まってはおらず、ニーズに合わせてWebアプリが開発できるため、顧客の運用に合わせたカスタマイズが可能です。導入のハードルは高めですが、運用やアプリの開発に関しては、パイプドビッツの手厚いサポートを受けることができます。既製品ではなく、実際に自分たちのビジネスに必要な機能が手に入るフレキシブルなサービスと言えるでしょう。

スパイラルは初期費用10万円、5,000レコード(※)まで月額25,000円で利用することがきます。名刺登録サービスはオプションで、初期設定費用30,000円、1枚あたり30円の定額課金型と1枚あたり60円の従量課金型を選択可能です(オペレーターによる入力・補正込み)。Windows PCで名刺データの登録・閲覧・編集ができ、スマホやタブレットでも閲覧・編集が可能です。

スパイラルは金融、自治体、小売り、放送、食品、教育など幅広い業界で3,500以上の導入実績があります。また、パイプドビッツは2001年のプライバシーマーク取得以来、ISO(JIS Q)27001、STAR、ISO 20000-1、ISO9001の認証を取得するなど、堅固なセキュリティ体制を構築しています。

※ 1レコード:データベース内のテーブルを構成する単位の1つで、1行分のデータを指す。

【活用メリット】顧客情報・商談管理機能を内包しつつ高いカスタマイズ性で利便性の高い運用が可能

スパイラル導入によるメリットについて、株式会社パイプドビッツ 販売促進部長 重岡 祐介氏にお話を伺いました。

スパイラルは名刺管理に特化したサービスではなく、多様な機能を備えています。

「スパイラルは2001年に提供を開始し、2011年に名刺登録機能をオプションとして追加しました。スパイラルは企業が持つ顧客情報や製品情報などを収集・管理し、情報資産として活用するためのプラットフォームです。収集した顧客情報を元にメールマガジンを配信したり、セミナーやイベントを管理したり、アンケートを実施したりすることができます。もちろん情報を収集するためのWebフォームも簡単に作成できます」(重岡氏)

ただ名刺情報を登録・共有するだけではなく、その情報をビジネスにどう活用するかが重要です。

「たとえば自社でセミナーを開催する際、名刺やWebページなどから収集した顧客のデータベースを元に、招待したい方向けにメールを一斉配信します。メールに記載されたURLをクリックすることで申込みフォームが表示され、それに記入することでセミナーの申込みができます。申込み情報はデータベースに戻ってきて、その顧客の情報がどんどん蓄積されていく。情報の質や精度が向上していくことで、顧客へのより効果的なアプローチが可能になります」(重岡氏)

他のサービスではなく、スパイラルを導入することにはどんなメリットがあるのでしょうか?

「スパイラルは顧客情報管理や商談管理の機能を備えていますので、他のCRMやSFAのシステムを利用する必要がありません。複数のシステムを利用しようとすると、導入や運用のための手間やコストが余計にかかってしまいます。スパイラルならワンストップで顧客情報管理、商談管理からメールの一斉配信までを行うことができます。また、他のCRMやSFA、名刺管理サービスとも連携できるので、すでに他のサービスを利用していても無理なく導入できます。また、業務の必要に合わせてユーザー自らが機能を追加・修正できることもメリットです」(重岡氏)

情報を統合的に活用できる機能を備え、それぞれの会社のニーズに合わせた柔軟な運用ができる点が、スパイラル導入のメリットです。

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【レビュー】スパイラルの名刺管理機能 導入から活用まで

それでは実際にスパイラルを導入・活用してみましょう。スパイラルは多様な機能を備えていますが、ここでは名刺登録・管理機能を中心に紹介します。

【スキャン】名刺登録設定・名刺スキャン完了まで

スパイラルの名刺登録機能は名刺情報を取り込む「名刺情報データベース」、誰が操作し、取り込んだ名刺情報なのかを判別する「所有者管理データベース」、名刺画像を管理する「画像マスタデータベース」の3つのデータベースで構成されています。

実際の運用では名刺情報データベースに取り込んだデータを元に「顧客マスタデータベース」を作成し、顧客や商談の情報管理、メールマガジンの発行などさまざまな用途に活用します。

まずはブラウザでスパイラルにアクセスし、名刺アプリを作成します。アプリの名称、名刺データを登録するトランザクションDB(データベース)を選択し、DB名、DBタイトルを入力します。

「DB」から「名刺登録」をクリックします。
「DB」から「名刺登録」をクリックします。
「新規作成」ボタンをクリックします。
「新規作成」ボタンをクリックします。
アプリアカウント(アプリの名称)、名刺データを登録するトランザクションDBを選択し、「新規作成」をクリックします。
アプリアカウント(アプリの名称)、名刺データを登録するトランザクションDBを選択し、「新規作成」をクリックします。

トランザクションDBに取り込まれたデータを、顧客マスタDBに更新・登録など反映させるためのアクションを設定後、名刺登録用のアプリケーションをダウンロードし、パソコンにインストール。サービス利用者登録を行います。

「スパイラル 名刺登録セットアップウィザード」に沿ってインストール作業を進めます。
「スパイラル 名刺登録セットアップウィザード」に沿ってインストール作業を進めます。
インストールした「スパイラル名刺登録」を起動し、「サービス利用者登録」に、作成した「アプリアカウント」と「ライセンスキー」を参照して入力します。
インストールした「スパイラル名刺登録」を起動し、「サービス利用者登録」に、作成した「アプリアカウント」と「ライセンスキー」を参照して入力します。

次に、誰が操作し、取り込んだ名刺情報なのかを判別する「所有者管理DB」を発行・設定し、名刺登録の詳細設定を行います。詳細設定では登録先トランザクションDBを選択し、1次納品データを取り込むか取り込まないかを選択します。

名刺登録では自動取込み(OCR)による1次納品データとオペレーターが入力補正する2次納品データがあります。1次納品データはスキャン・送信完了後12時間で納品され、2次納品データは、送信完了日時が営業日の「18:00以前」の場合、翌営業日の「18:00」までに、「18:00以降」の場合は、翌々営業日の「18:00」までに納品されます。

名刺登録の詳細設定で、登録先トランザクションDB、1次納品データ取込みの有無、「所有者管理DB」と各フィールドを選択し、「設定」をクリックします。
名刺登録の詳細設定で、登録先トランザクションDB、1次納品データ取込みの有無、「所有者管理DB」と各フィールドを選択し、「設定」をクリックします。
スキャナをパソコンに接続し、名刺をセットします。
スキャナをパソコンに接続し、名刺をセットします。
PCにインストールした「SPIRAL名刺管理」を起動させ、ユーザーと名刺交換日を選択。「スキャン開始」をクリックします。
PCにインストールした「SPIRAL名刺管理」を起動させ、ユーザーと名刺交換日を選択。「スキャン開始」をクリックします。
スキャンした名刺が表示されました。問題がなければ「イメージ送信」をクリックします。
スキャンした名刺が表示されました。問題がなければ「イメージ送信」をクリックします。

基本的にスキャン時に「表」になっている面に記載されている情報がオペレーターによって修正・入力され納品されます。表面に重要事項の記載がない名刺は裏面を確認し、日本語の表記を優先して入力されます。名刺に書き込まれた手書きのメモも入力されますが、裏面の手書きメモは入力対象外です。

納品された名刺データは、顧客マスタデータベースに反映させることで、顧客管理、セミナー管理、一斉メール配信などさまざまな用途に活用することができます。

【名刺情報一覧の編集】表示項目を独自仕様にカスタマイズ可能

他の名刺管理サービスでは、名刺データの一覧表に表示される項目が決まっています。しかし、表示させたい項目や内容は業界や業種、業務内容などによって違います。スパイラルでは何を表示させるか自由に設定することができます。たとえば「案件ステータス」などの項目を設定することで、より効果的なデータの閲覧・検索が可能になります。

管理画面で「Webオブジェクト作成」、「一覧表」を選びます。
管理画面で「Webオブジェクト作成」、「一覧表」を選びます。
一覧表に表示させたい項目を選び、自由に設定できます。
一覧表に表示させたい項目を選び、自由に設定できます。

【案件管理】未対応案件や案件のステータスが一目でわかる

対応が必要な案件や案件ステータスを一覧表で確認できます。案件ステータスでは、「反響」、「反響対応中」、「来店待ち」、「フォロー中」「契約完了」「長期化」「見送り」などが一目でわかり、ステータスによる検索も可能です。また、次回いつ対応するか、どのように対応すべきかもすぐに確認できるので、次の活動方針を効果的に立てることができます。

スパイラルで作成した不動産反響管理システムの例。未対応案件や案件ステータスを一目で確認できます。
スパイラルで作成した不動産反響管理システムの例。未対応案件や案件ステータスを一目で確認できます。
「反響対応中」、「フォロー中」など案件ステータスで検索することができます。
「反響対応中」、「フォロー中」など案件ステータスで検索することができます。
案件IDか案件ステータスをクリックすると、案件の詳細が表示されます。
案件IDか案件ステータスをクリックすると、案件の詳細が表示されます。

【検索・データエクスポートなど】高機能な検索、データ連動する資料請求フォーム作成も

必要な情報を素早く見つけ、ビジネスをスピードアップする上で検索機能は重要です。スパイラルは項目や検索条件なども自由に設定できるので、効率的な顧客情報管理を行うことができます。また、その顧客情報が名刺交換によるものか、Web経由かなど、「経路」もわかるので、より適切な顧客対応が可能に。顧客情報に自動登録される資料請求フォーム作成やtsv形式によるデータエクスポートも簡単に行うことができます。

顧客情報管理画面の検索条件。情報収集の経路や案件ステータスも検索でき、会社名、姓、メールアドレス、営業担当者名はAND/OR条件で検索可能なので詳細に絞り込みができ便利です。
顧客情報管理画面の検索条件。情報収集の経路や案件ステータスも検索でき、会社名、姓、メールアドレス、営業担当者名はAND/OR条件で検索可能なので詳細に絞り込みができ便利です。
会社名や姓の一部など、うろ覚えの情報でも、素早く検索が可能です。
会社名や姓の一部など、うろ覚えの情報でも、素早く検索が可能です。
顧客情報に自動登録される資料請求フォームも簡単に作成できます。
顧客情報に自動登録される資料請求フォームも簡単に作成できます。
検索結果一覧左上のダウンロードボタンから、顧客情報をtsv形式でエクスポートできます。
検索結果一覧左上のダウンロードボタンから、顧客情報をtsv形式でエクスポートできます。
もちろんダウンロードした顧客データはエクセルなどで編集可能です。
もちろんダウンロードした顧客データはエクセルなどで編集可能です

【名寄せ・インポート】名寄せやデータのインポートも自由自在

同一人物の複数の名刺が存在する場合は名寄せが必要になります。スパイラルは名寄せのルールを「メールアドレスが一致」など自由に設定することができます。また、名刺やWeb経由以外のデータをデータベースに取込みたい場合は、tsv形式によってインポートします。

名寄せは名刺情報を登録するトランザクションデータベースが顧客マスタデータベースに対して行う「更新」「新規登録」のアクションを設定することで行います。
名寄せは名刺情報を登録するトランザクションデータベースが顧客マスタデータベースに対して行う「更新」「新規登録」のアクションを設定することで行います。
メールアドレス重複不可などのルールを決め、名刺登録トランザクションデータベースの項目と顧客マスタデータベースの項目を紐づけることで名寄せが完了します。
メールアドレス重複不可などのルールを決め、名刺登録トランザクションデータベースの項目と顧客マスタデータベースの項目を紐づけることで名寄せが完了します。
データのインポートでは、tsv形式のデータをアップロードします。
データのインポートでは、tsv形式のデータをアップロードします。
アップロードした情報を確認して、登録に進みます。
アップロードした情報を確認して、登録に進みます。
アップロードしたデータの行とデータベースに既に登録されているレコードを検査し、重複する行を確認し、登録可能な行を抽出します。問題がなければデータを登録します。
アップロードしたデータの行とデータベースに既に登録されているレコードを検査し、重複する行を確認し、登録可能な行を抽出します。問題がなければデータを登録します。
データが顧客マスタデータベースに新規登録されました。
データが顧客マスタデータベースに新規登録されました。

【メール配信】顧客属性別の配信、反応チェック、フォローメールと機能が充実

メールの配信も効率的に管理することができます。メールを送りたい顧客や配信対象、配信停止希望などを素早く検索することが可能で、顧客の登録やメール配信履歴の確認も簡単に行うことができます。差出人名を入力することができる「One to Oneメール」や日時を決めて自動的にメールを配信する機能もあります。また、メール本文のURLクリック数の自動カウントや、自動フォローメールの設定もできますので、有効なメールマーケティングツールとして活用できます。

メールを配信する顧客を管理し、ターゲットを抽出することで効果的なメールマーケティングを行うことができます。
業種や職種、案件確度などに応じた顧客リストを抽出できるので効果的なメールマーケティングを行うことができます。
差出人名を入力することで、「One to Oneメール」を配信することが可能です。
差出人名の編集ができるので、担当営業者名からの「One to Oneメール」を配信することが可能です。

【モバイル環境】スマホやタブレットで情報の閲覧・編集が可能

スマホやタブレットを利用して、出先でも登録した情報の閲覧や会社名、肩書、連絡先などの編集が可能です。iPhone、iPadにはiOSアプリが用意され、AndroidのスマホやタブレットにはスパイラルのWebアプリが対応します。外出時に名刺や名刺情報を持ち歩く必要がなく、スピーディーで確実な活動をサポートします。

iPhone用アプリの検索画面。情報の閲覧・編集が可能です。
上記は、iPhone用アプリの検索画面。情報の閲覧・編集が可能です。
詳細情報を確認することができます。
顧客の詳細情報を表示。
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【対応スキャナー】動作保証済スパイラル対応スキャナー

■PFU

■キヤノン

■パナソニック

  • KV-S5055C

※Wi-Fiでの接続によるスキャンには対応していません。
※動作保証されていないスキャナ、複合機でも使用できる場合があります。

【外部サービス連携】様々なビジネス課題に対応できる多様な連携が可能

スパイラルはSalesforce、Kintoneをはじめとする多くのCRM/SFAシステムとAPIにより連携することができます。スパイラル自体が既にCRMやSFAの機能を持っており、単独でも顧客管理や営業支援に役立ちますが、他のシステムと組み合わせて活用できる柔軟さも持っています。

名刺管理サービスではワウテックの「CAMCARD BUSINESS」と連携し、新たなソリューションを提供。スマホやタブレット、スキャナで読み込んだ名刺情報をCAMCARD BUSINESSによって最短5秒でデジタル化し、データ連携されたスパイラルからメールやアンケートを自動で送付します。このソリューションによって、名刺情報のスピーディーなデジタル化と名刺情報を活用した営業業務の自動化、マーケティング強化を図ることができます。

→「CAMCARD BUSINESS」徹底レビュー記事はこちら

下記は、公式に連携検証がなされたサービスの一覧です。多様なサービスとの連携が実証されています。

■SFA・MA・CRMサービス連携

  • BtoC特化型MAツール xross data
  • SFA、CRMサービス eセールスマネージャー
  • テレマーケティングシステム ビズベイス®

■CMSサービス連携

  • オープンソースCMS ワードプレス
  • 国内トップシェアのCMS NOREN
  • IRサイト自動更新・構築支援サービス E-IR
  • パーソナライズ動画配信サービス livepass Catch
  • ■動画サービス連携

    • クラウド型動画配信システム ミルビィ
    • 動画配信プラットフォーム J-Stream Equipmedia
    • 動画メールサービス Vmail
    • パーソナライズ動画配信サービス livepass Catch
    • ■決済サービス連携

      • 決済システム ROBOT PAYMENT
      • 決済システム ゼウスクレジットカード決済サービス

      ■その他サービス連携

      • 法人向けSMSサービス AOSSMS
      • 法人向け名刺管理ソリューション CAMCARD BUSINESS
      • 入力フォーム最適化ツール Gyro-n EFO
      • AIソリューション A3RT
      • コミュニケーションプラットフォーム SPIRAL PLACE®
      • アパレル特化型ECプラットフォーム スパイラルEC®
      • スマホアプリ開発ツール アプリカン
      • リアルタイムレコメンドサービス アイジェント・レコメンダー
      • クラスタリングオートメーションツール nosy
      • デジタルギフト giftee for Business
      • オンラインチャットサポートシステム ChatPlus
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      【料金・価格体系】スパイラル料金体系

      ■スパイラル(クラウド型プラットフォームサービス)

      • 初期費用:10万円
      • 月額:25,000円〜

      ■名刺登録サービス

      • 初期設定費用:30,000円
      • 名刺登録利用料(オペレーターによる入力・補正)
        定額課金型・月次固定制:30円/1枚(5,001枚以上は応相談)
        従量課金型60円/1枚

        ※金額はいずれも税別

      クラウド型プラットフォームサービス、スパイラルの初期費用10万円と月額利用料金25000円がかかりますが、ID課金制ではないので何人で使っても金額は変わりません。また、5000レコード※までは月額25000円の定額制のため、メールを何通配信しても費用は変わらず、配信数を気にする必要がありません。

      スパイラルは単なる名刺登録・管理サービスではなく、Webからの顧客管理やメールマーケティング機能、柔軟な外部連携サービスを持つ「顧客情報一元管理プラットフォーム」と言えるでしょう。そして、PaaSならではの高いカスタマイズ性を備えていますので、多くの企業活動と連動し業務効率改善やセールス改善に活用が可能です。名刺を管理するのみならず、その先の企業活動にどう活用していくかを見極めることが導入のポイントになります。

      【導入事例】スパイラル導入事例

      株式会社東京商工リサーチ

      株式会社東京商工リサーチ(TSR)はスパイラルの名刺登録機能を活用し、全国80か所以上の拠点、約1000名の営業担当者が持つ名刺をデータベース化。顧客情報を元に、見込み客に対するメールマーケティングを実施しています。スパイラルを選定した理由は、メール配信、セミナー管理、アンケートなどの機能が充実している点、安く正確に名刺情報をデジタル化できる点、セキュリティやユーザーサポート体制がしっかりしている点でした。導入によって名刺をデータ化する作業時間が約60分の1に短縮され、メールマーケティングによる見込み客育成に役立っています。すでにセミナー申込み管理にも活用されており、今後はセミナー参加者の参加履歴を元にメールコンテンツの送り分けをするなど、さらなるマーケティング活動の充実を目指しています。

      その他の導入事例

      幅広い業界の企業、自治体などが導入しています。

      ■金融

      • 株式会社三菱UFJフィナンシャル・グループ
      • 株式会社大和証券グループ本社
      • 松井証券株式会社
      • 株式会社SBI証券

      ■機械・素材

      • スリーエム ジャパン株式会社

      ■食品

      • 宝酒造株式会社
      • キッコーマン株式会社

      ■自治体

      • 東京都目黒区

      ■旅行

      • 株式会社エイチ・アイ・エス

      社内の各メンバーが個別に所有している名刺をデジタル化して一元管理し、情報共有を行うことは重要ですが、大事なのはその情報をいかに実際のビジネスに活用していくかという点。スパイラルなら名刺だけでなくWeb経由で収集した顧客情報もデータベースで統合的に管理し、ターゲットに合わせた適切なメール配信などにより、見込み客を確実に育成していくことができます。また、セミナーの管理やアンケートの実施も容易なため、そこで得られた情報がデータベースに蓄積され、さらに効果的な営業・マーケティング活動を実現します。スパイラルは名刺管理にとどまらず、多様な機能で情報を実際のビジネスの成果に結びつけるプラットフォームサービスです。

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      【仕様・機能一覧】スパイラル 仕様一覧

      開発・発売会社 株式会社パイプドビッツ
      価格体系(課金タイプ・初期費用、ランニング費用) ■スパイラル(クラウド型プラットフォームサービス):初期費用:10万円、月額25,000円〜
      ■名刺登録オプション、初期設定費用:30,000円
      ■名刺登録利用料(オペレーターによる入力・補正)、定額課金型・月次固定制:30円/1枚(5,001枚以上は応相談)、従量課金型60円/1枚
      試用版 なし(名刺登録機能)
      利用できるデバイス PC:Windows Vista以上
      iPhone、iPad(iOS 9.0以降)、Androidスマホ、タブレット(Webアプリにより利用可能)
      スキャン方法 OCR+オペレーター
      データの保管場所・管理方法 クラウド
      外国語名刺のスキャン 英語
      CSVインポート 〇(tsv形式)
      CSVエクスポート 〇(tsv形式)
      名寄せ機能
      相手企業の組織ツリー(人脈マップ) なし
      タグ付け(ラベル付け) なし
      相手企業の情報 なし
      一斉メール送信
      アラートメール(お知らせメール) なし
      コンタクト情報の履歴表示(名刺情報と商談情報のひも付け)
      スマートフォン、携帯端末による使用
      Salesforceとの連携
      Microsoft Dynamics 365との連携 なし
      Kintoneとの連携

      ※APIによって、その他のソフトとの連携が可能になる場合があります。

この記事で紹介されたサービス

  • スパイラル(SPIRAL)

    顧客情報をデータベースで一元管理し、さまざまな企業活動と連携を図る

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