Salesforce一体型クラウド名刺管理サービス「SmartVisca」を徹底紹介

「SmartVisca」は世界No.1のシェアを持つCRMであるSalesforceで利用できるクラウド名刺デジタル化サービスです。Salesforceと一体型となっており、入力された名刺データをシームレスにSalesforce CRMで活用できるのが特徴です。もともとは顧客管理に課題を持った企業からの受諾開発からスタートしたプロダクトですが、現在はSalesforceのアプリストア「AppExchange」内でも大人気となっています。本記事では、SmartViscaの導入から活用事例までを徹底的にご紹介します。

執筆:柳谷智宣

Salesforce一体型クラウド名刺管理サービス「SmartVisca」を徹底紹介

【SmartViscaの特徴】Salesforce一体型クラウド名刺デジタル化サービス

株式会社サンブリッジは1999年に設立されました。CEOのアレン・マイナーは、日本オラクルの日本法人を立ち上げた人物でもあります。元々同社は、ベンチャーキャピタルで投資をしていました。海外のクラウドベンダーを日本に紹介するビジネスをしていたのですが、その中でセールスフォース・ドットコムが日本に参入する際に、単に出資者としてだけではなく、Salesforceの導入を支援する事業を立ち上げることになり、その事業部門が分社独立して現在のサンブリッジとなっています。

Salesforceは優れた営業支援・顧客管理ツールですが、正確な顧客データが登録されないが故に活用が進まないケースも多く見られます。そんな中、技術系人材サービスの企業から、名刺情報を活用して顧客データを入力する負担を軽減するプロジェクトを受諾し、開発することになりました。これが「SmartVisca」誕生の経緯です。当初は、自社プロダクトではなく、お客さまの成功事例として立ち上がった珍しいパターンです。この時の開発のノウハウをもとに2012年にSmartViscaとしてサービスをスタートしました。

株式会社サンブリッジのホームページです。
株式会社サンブリッジのホームページです。

2014年にSalesforce AppExchangeにアプリとして登録してから急速にユーザー数が増えたそうです。さらに、この時期にSalesforceがiPhoneに対応したので、SmartViscaで名刺を外で見られるようになったのもポイントでした。

SmartViscaは、名刺をデータ化する際の正確性も重視しています。会社名が正確でないと、Salesforceに登録した際にきちんとしたレポートが作れないためです。そこで、SmartViscaではまずはOCRで名刺をテキスト化し、画像と共に情報を一時納品します。OCRで読み取れなかった項目については、人の眼でチェックし、修正するようになっています。

Salesforceは小規模企業から大企業まで利用されているサービスなので、SmartViscaも個人事業者から東京海上日動のような大企業まで、業種、業態、規模を問わず利用されているとのことです。現在、契約している企業数は約350社となっています。

言語は基本的に日本語または英語に対応しています。中国語にも対応していますがベストエフォートという形になっているそうです。

Salesforce AppExchangeに登録されてから導入社数が増えました。
Salesforce AppExchangeに登録されてから導入社数が増えました。
多数の企業がSmartViscaを導入しています。
多数の企業がSmartViscaを導入しています。

【活用メリット】Salesforce一体だからこそ便利に使えるSmartVisca

SmartViscaを活用することによるメリットを株式会社サンブリッジ プロダクト本部 カスタマーサクセスグループ カスタマーマーケティング 部長 宮本弘氏に伺ってみました。

「お客様にとって名刺管理は目的ではなくて、その先にSalesforceで顧客情報をどうやって活用していくかという課題があります。SmartViscaを採用していただければ、名刺の情報をリード(見込み客)や取引先として登録し、商談情報や売り上げと連携して活用できるようになります」(宮本氏)

今回お話を伺った株式会社サンブリッジ プロダクト本部 カスタマーサクセスグループ カスタマーマーケティング 部長 宮本弘氏。
今回お話を伺った株式会社サンブリッジ プロダクト本部 カスタマーサクセスグループ カスタマーマーケティング 部長 宮本弘氏。

Salesforceは世界No.1のシェアを持つCRMで、日本でも導入している企業はたくさんあります。そんな企業が名刺を扱う際に悩むのが、どう管理するのか、ということです。秀逸な名刺管理ソリューションはいくつかありますが、企業としてはCRM活用のために名刺を利用したいので、他社サービスを利用する場合は、名刺管理とCRMの顧客データベースが2つできてしまいます。それを管理するオペレーションとコストが発生するのです。

「我々もプライバシーマークを取得していますが、個人情報の扱いには神経を使っています。例えば、アップロードされた名刺の画像データは個人情報にならないように画像分割して、項目ごとにオペレーターに作業してもらっています。さらに、このデータは作業後一定期間を経て校正用サーバーからは消去されるようになっています。名刺データの納品後は、お客さまが契約されたSalesforceの環境にだけ名刺データが存在するのです。最近のクラウドサービスは堅牢になっていますが、複数箇所に個人情報を管理する場を置きたくない、ケースは多いと思います。特に、PマークやISMSを取得している企業であれば、個人情報の保管場所について監査を受ける必要がありますが、それが2箇所になるよりは1箇所であるほうが望ましいでしょう」(宮本氏)

普段から営業やマーケティングに使っているSalesforceで名刺情報にアクセスできるので、ユーザーのオペレーションも煩雑になりません。Salesforceモバイルアプリからも利用できるので、いつでもどこでも取引先と連絡できます。仮に利用者が端末を紛失したとしても、Salesforceの管理者がデータをロックできるので、セキュリティ面でも安心です。

SmartViscaはSalesforceと一体型になっているのが特徴です。
SmartViscaはSalesforceと一体型になっているのが特徴です。
名刺の正確な情報を中心に、マーケティングやセールス、カスタマーサクセスでエコシステムの構築を目指します。
名刺の正確な情報を中心に、マーケティングやセールス、カスタマーサクセスでエコシステムの構築を目指します。

【徹底レビュー】SmartViscaの導入から活用まで

【はじめに】PCにSmartViscaアプリのインストールする

SmartViscaはSalesforceのAppExchangeから導入できます。サービス名で検索して見つけましょう。検索結果には「Salesforce一体型名刺デジタル化クラウドサービス SmartVisca(スマートビスカ)」と表示され、画面サイズではSmartViscaと表示しきれないこともあるので注意してください。「注目アプリ」や「最も人気のある」といった所にも入っています。

アプリの詳細画面から「今すぐ入手」をクリックし、インストール画面が出ます。契約条件を読んで同意し、「プロバイダにアクセス」をクリックします。しかし、このまま直接ダウンロードが始まるわけではなく、まずはサンブリッジに問い合わせることになります。追って、連絡が来るのを待ちましょう。

SalesforceのAppExchangeの画面。「注目アプリ」にSmartViscaが表示されています。
SalesforceのAppExchangeの画面。「注目アプリ」にSmartViscaが表示されています。
アプリの詳細画面を開き、「今すぐ入手」をクリックします。
アプリの詳細画面を開き、「今すぐ入手」をクリックします。
導入が完了すると「名刺」というカスタムオブジェクトのタブが追加されます。
導入が完了すると「名刺」というカスタムオブジェクトのタブが追加されます。

【名刺スキャン】ドキュメントスキャナでもスマホカメラでも名刺取り込みできる

名刺を取り込むには、ドキュメントスキャナもしくはスマホカメラを利用します。ドキュメントスキャナは大量の名刺も瞬時に取り込めますし、スマホなら外出先や現場で撮影できます。

ドキュメントスキャナーを使う場合は、Windowsアプリの「SmartVisca ScanApp」を利用します。アプリを起動してログインし、利用するスキャナを選択します。ドキュメントスキャナに名刺をセットして「スキャン開始」をクリックすれば、読み取りが始まります。スキャンされると、名刺のサムネイルがずらっと表示されます。後は左下の「イメージ送信」をクリックすればデータを送信できます。なお、Mac版のScanAppはありませんが、VM(仮想マシン)のWindowsから利用することは可能です。

もちろん、両面取り込みが可能ですが、「ScanSnap ix100」や「ScanSnap SV600」など、片面しかスキャンできない機種は表面の取り込みしかできません。

スキャナを選択します。今回は「ScanSnap iX500」を利用しました。
スキャナを選択します。今回は「ScanSnap iX500」を利用しました。
表面を表として読み込むようにして、名刺をスキャナにセットします。
表面を表として読み込むようにして、名刺をスキャナにセットします。
読み込みが完了すると、名刺のサムネイルが表示されます。
読み込みが完了すると、名刺のサムネイルが表示されます。

名刺を取り込んだ後にデータをさらに活用できるように、色々な設定を行うことも可能です。例えば、名刺を交換した日付は重要です。しかし、初期設定でスキャンする日が登録されるので、カレンダーのアイコンをクリックし、正確に設定しておきましょう。サービス導入時など、過去に交換した膨大な名刺を入力する場合は「過去の名刺」にチェックしておきましょう。名刺交換日の情報が空白になります。

また、名刺にはメモやリストという情報を付与することもできます。キーマンとかお酒が好きといった情報などをメモに入れたり、まとめて名刺を交換したイベント名などをリストに登録して、あとで簡単に検索したり抽出できるようにしておくと便利です。

カレンダーアイコンをクリックして、名刺を交換した日付を設定しましょう。
カレンダーアイコンをクリックして、名刺を交換した日付を設定しましょう。
メモを入力できます。個別の欄に入力することもできますし、右上のボタンから一括入力することも可能です。
メモを入力できます。個別の欄に入力することもできますし、右上のボタンから一括入力することも可能です。
画面下の「リスト名」に交換したイベント名などを設定しておくこともできます。
画面下の「リスト名」に交換したイベント名などを設定しておくこともできます。

「ユーザー選択」では、名刺を交換したユーザーを変更できます。例えば、社長が交換した名刺を秘書が読み込む際に利用します。もしくは、オフィスで共用のPCとドキュメントスキャナーを使う際、毎回ログイン操作をするのが面倒なら、誰かのアカウントでログインしておいて、「ユーザー選択」で自分を選ぶだけにするということもできます。

さらにユニークなのが、手書きメモも入力してくれる機能です。「手書きメモをデジタル化する(表面のみ)」にチェックすると、名刺に書き込んだ文字もオペレーターに入力してもらえるのです。その人の特徴や受注の確度などをメモしている場合、この機能を使うとSalesforceで扱える情報が増えるので活用しましょう。

「ユーザー選択」で自分以外のユーザーを選択することもできます。
「ユーザー選択」で自分以外のユーザーを選択することもできます。
「イメージ送信」をクリックして、名刺データをサーバーにアップロードします。
「イメージ送信」をクリックして、名刺データをサーバーにアップロードします。

スマホでは、契約後にSalesforceの管理者が設定すれば、Salesforceアプリ内に「SmartViscaカメラ」が表示されるようになります。アプリを起動したら、名刺を撮影し、アップロードします。両面印刷されている名刺の場合は、連続して裏面も撮影しておきます。スマホアプリでも、ドキュメントスキャナーで取り込むときと同様に、リストや所有者などを設定できます。

Salesforceアプリに「SmartViscaカメラ」を起動します。
Salesforceアプリに「SmartViscaカメラ」を起動します。
「撮影・選択」をタップします。
「撮影・選択」をタップします。
カメラが起動するので名刺を撮影します。
カメラが起動するので名刺を撮影します。
撮影が終わったら「次へ」をタップします。
撮影が終わったら「次へ」をタップします。
リスト名や所有者などを設定し、「送信」をタップします。
リスト名や所有者などを設定し、「送信」をタップします。
名刺データがサーバーにアップロードされます。
名刺データがサーバーにアップロードされます。

【名刺検索】取り込んだ名刺データを検索する

Salesforceの上部にあるフォームから検索すると、名刺情報も検索できます。全情報を見たいなら、名刺タブ横のマークをクリックし、「すべて選択」をクリックしましょう。スキャンした全名刺がリスト表示されます。任意の項目でソートができ、名刺交換日でソートすれば当日にスキャンした名刺も確認できます。

今回のテストでは、半数くらいの名前が未設定になっていましたが、これはOCRによる一時納品の状態です。もちろん、これらのデータは1.5営業日以内にオペレーターが目で見て修正し、二次納品として正確なデータが登録されます。

フォームにキーワードを入力して検索できます。
フォームにキーワードを入力して検索できます。
Salesforceに一体化しているので、名刺以外の検索結果が表示されることもあります。
Salesforceに一体化しているので、名刺以外の検索結果が表示されることもあります。
名刺タブ横のマークをクリックして表示する名刺を絞り込めます。
名刺タブ横のマークをクリックして表示する名刺を絞り込めます。
全ての名刺を表示したところです。データがきちんと入っていることがわかります。
全ての名刺を表示したところです。データがきちんと入っていることがわかります。
名刺交換日でソートすると、スキャンしたばかりの名刺が表示できました。こちらはデータがまだ入りきっていません。
名刺交換日でソートすると、スキャンしたばかりの名刺が表示できました。こちらはデータがまだ入りきっていません。

同一人物の名刺が複数登録されていることもありますが、その場合は名刺交換日でソートすれば、一番上の名刺が最新のものとなります。

人物名をクリックすると名刺の詳細画面が開きます。人力により、名刺の情報が完璧に入力されていることがわかります。名刺のサムネイルも表示されているので、企業のイメージも湧きやすいでしょう。画面下には、「名刺の状態」という項目があります。「納品状態」に緑のチェックが付いていれば、入力済みということです。「この名刺が最新です」と表示されていれば最新ということで、古い場合は最新の名刺へのリンクが表示されます。

名刺の詳細画面に表示されているChatterには、他の人がその人物の名刺を登録したことも表示されます。その人に連絡をして情報を共有したり、肩書きの変更を知ることができます。

同一人物の名刺が複数ヒットした場合は、名刺交換日でソートすれば、一番上が最新の名刺ということになります。
同一人物の名刺が複数ヒットした場合は、名刺交換日でソートすれば、一番上が最新の名刺ということになります。
名刺の詳細画面です。きちんとデータが入力されているのがわかります。
名刺の詳細画面です。きちんとデータが入力されているのがわかります。
下にスクロールすると、「名刺の状態」でこの名刺が最新かどうかがわかります。
下にスクロールすると、「名刺の状態」でこの名刺が最新かどうかがわかります。
古い名刺を開いた場合は、「最新名刺」に「参照する」というリンクが表示されます。
古い名刺を開いた場合は、「最新名刺」に「参照する」というリンクが表示されます。
転職している場合は、転職後の名刺を紐付けられます。
転職している場合は、転職後の名刺を紐付けられます。
他の人がその人の名刺を交換した場合はChatterに情報が表示されます。
他の人がその人の名刺を交換した場合はChatterに情報が表示されます。

【名刺データ編集】名刺の相手をリードや取引先に登録する

SmartViscaは交換した名刺をすぐにSalesforceで活用できるのがウリです。イベントやセミナーで交換した大量の名刺を即スキャンし、リードに登録してお礼のメールやフォローの連絡をすることが可能です。

取引先や取引先責任者に登録するのも簡単です。なにせ名刺情報がSalesforceの中に入っているのですから、シームレスに操作できます。ここもSmartViscaの大きなメリットと言えるでしょう。

名刺の右上のメニューを開き、「リードに登録」をクリックします。
名刺の右上のメニューを開き、「リードに登録」をクリックします。
登録先を選択したり、キャンペーンを設定しておくこともできます。
登録先を選択したり、キャンペーンを設定しておくこともできます。
名刺の右上のメニューから「取引先・取引先責任者に登録」をクリックします。
名刺の右上のメニューから「取引先・取引先責任者に登録」をクリックします。
名刺情報が表示されるので取引先を選択します。
名刺情報が表示されるので取引先を選択します。
取引先責任者を選び、上書きしてみました。最後に「保存」をクリックすれば完了です。
取引先責任者を選び、上書きしてみました。最後に「保存」をクリックすれば完了です。

【組織ツリー機能】簡易的な組織ツリーを表示する

自分や同僚が登録した名刺から、その会社の組織ツリーを表示することも可能です。名刺の詳細画面から「組織情報」をクリックしましょう。シンプルなUIですが、組織ツリーが表示されます。自分が交換した名刺には★が付いており、それ以外は別の人が交換した名刺になります。名前をクリックすれば、詳細画面が開きます。

名刺の詳細画面から「組織情報」をクリックします。
名刺の詳細画面から「組織情報」をクリックします。
組織ツリーを確認できます。★が付いている名刺が自分が交換した相手になります。
組織ツリーを確認できます。★が付いている名刺が自分が交換した相手になります。

【レポート機能】名刺の交換状況を視覚的に把握できる

Salesforceのレポートで、名刺に関する方法を視覚的に把握することができます。名刺交換の実績や取引先との親しさなどを確認することで、さらなる売上アップに役立てられます。

ダッシュボードで、様々な名刺交換状況を確認できます。
ダッシュボードで、様々な名刺交換状況を確認できます。
どの部門が名刺を交換している枚数が多いのかなどをビジュアルで把握できるのが便利です。
どの部門が名刺を交換している枚数が多いのかなどをビジュアルで把握できるのが便利です。

【インポート・エクスポート機能】データをインポート・エクスポートするには

SmartViscaにはインポート・エクスポート機能はありませんが、もちろんSalesforceの機能を使えば自由にインポートやエクスポートが可能です。ただし、CSVなどからインポートする場合は、名刺のサムネイルは登録されません。

【対応スキャナ】SmartViscaに対応した高性能ドキュメントスキャナ

基本的には、TWAINに対応しているスキャナもしくはScanSnapシリーズの「ScanSnap Manager」に対応しているドキュメントスキャナであれば利用できます。USB接続が必須で、LAN経由では動作しません。ScanSnapの最新モデルiX1500はスキャナドライバーソフトが刷新されたため、まだ非対応です。従来モデルでも「ScanSnap Home」にアップデートすると使えなくなるので注意してください。

■PFU

■キヤノン

■パナソニック

  • KV-S5055C

【外部サービス連携】SFAやCRM、MAツールと連携させてもっと便利に広がるサービス

SmartViscaはSalesforceと一体となって動作するサービスです。逆に、他のサービスとは連携できません。とはいえ、Salesforceに入ったデータは多数のツールと連携できます。運用次第で、様々な活用ができるでしょう。

【料金・価格体系】SmartViscaの料金体系

Salesforce組織単位での年間契約となります。月額料金は名刺の取込枚数で代わり、ユーザー単位課金ではありません。ミニマムはプラン960で、それ以上は取り込む枚数により変わります。また、初期取り込みの枚数は割安にしてもらえることもあるので、正確には見積を取る必要があります。

<プラン960>5名以下の小規模事業者におすすめプラン

  • 初期費用:5万円
  • 年間利用料金:9万6000円
  • 年間取込可能枚数:960枚
  • 名刺1枚あたりのデジタル化費用:100円

<プラン8,400>20名規模の営業担当者が在籍する企業におすすめのプラン

  • 初期費用:5万円
  • 年間利用料金:71万4000円
  • 年間取込可能枚数:8,400枚
  • 名刺1枚あたりのデジタル化費用:85円

<プラン60,000>20名規模以上、時期により名刺管理枚数が変動する企業におすすめのプラン

  • 初期費用:5万円
  • 年間利用料金:390万円
  • 年間取込可能枚数:60,000枚
  • 名刺1枚あたりのデジタル化費用:65円

利用環境

別途、Salesforceのライセンス契約が必要となります。
・Lightning Sales Cloud/Lightning Service Cloud
 Professional Edition(APIの追加購入が必要)、Enterprise Edition、Unlimited Edition
・Lightning CRM/Force 100
 Enterprise Edition、Unlimited Edition

【導入事例】Salesforce内で名刺を管理するために一緒に開発したVSN

専門知識を持ったエンジニアの派遣事業を展開する株式会社VSNでは、エンジニアは顧客企業先で働くのが基本です。ばらばらな場所で働く数多くのエンジニアを効率的に管理し、どうコミュニケーションをとるかは同社にとって課題でした。さらに、それまでの基幹システムは使い勝手面などで不満があったそうです。そこで、クラウドサービスのSalesforceを導入しました。

VSNでは以前から別の名刺管理システムを利用しており、Salesforceの導入をきっかけに顧客情報の連携も試みました。しかし、手間がかかるうえに、リアルタイム性も欠けていたそうです。Salesforceと連携するのではなく,Salesforceプラットフォームの上で動く名刺管理システムが欲しいと考えるようになりました。

そこで、VSNはサンブリッジと共に名刺管理サービスの開発に協力し、顧客の立場からどのような名刺管理や顧客管理の仕組みが欲しいかを提案しました。こうしてSalesforce一体型クラウド名刺管理サービス「SmartVisca」が生まれました。

名刺データは全社で共有することで、業務で活用する顧客情報の価値が向上したそうです。もちろん、名刺情報は重要な個人情報でもあるので、コンプライアンス面からも、集中管理し漏洩などが発生しないように管理しています。VSNでは取り込んだ後の名刺の破棄も徹底しているそうです。

株式会社VSNのウェブページです。
株式会社VSNのウェブページです。

その他の導入会社事例

  • [サービス業] 株式会社日本M&Aセンター
  • [サービス業] 株式会社ROBOT PAYMEN
  • [サービス業] アデコ株式会社
  • [サービス業] 日本パレットレンタル株式会社
  • [コンサルタント業] 株式会社ビジネスコンサルタント

Salesforceと一体化し、サンブリッジがデータを持たないことがメリットとなっているSmartVisca。幅広い企業をターゲットにする通常の名刺管理ソリューションとは、少し異なる出自とコンセプトを持っているのが特徴でした。とはいえ、ビジネスで人脈情報を活用するための機能は網羅しており、とても使いやすいプロダクトになっています。Salesforceに名刺情報を集約したいというニーズがあるなら、SmartViscaは最有力候補となるでしょう。

【仕様・機能一覧】SmartVisca 仕様一覧

開発・発売会社 株式会社サンブリッジ
価格体系(課金タイプ・初期費用、ランニング費用) 交換する名刺枚数に準じる
20名規模の営業担当者が在籍する企業におすすめのプラン(例)
初期費用:5万円
年間利用料金:71万4000円
年間取込可能枚数:8400枚
名刺1枚あたりのデジタル化費用:85円
試用版
利用できるデバイス 【ユーザー利用環境】
インターネットに接続できる環境と、Salesforceの動作確認がとれているWebブラウザまたは、Salesforceモバイルアプリ(iPhone, Android)が必要です。
【名刺データ取り込みデバイスの利用推奨環境】
PC:CPU:Celeron 1.6GHz以上/メモリー:1GB以上/ハードディスク:1GB以上の空き容量/対応OS:Windows 7(32bit/64bit)、Windows 8.1(32bit/64bit)、Windows 10(32bit/64bit)
スキャン方法 OCR+オペレーター
データの保管場所・管理方法 Salesforce(クラウド)
外国語名刺のスキャン 英語、日本語
CSVインポート 〇(Salesforceで可能)
CSVエクスポート 〇(Salesforceで可能)
名寄せ機能 所有者と交換履歴を記録するため名刺側には名寄せはなし/Salesforceのリード(見込客)や取引先責任者情報連携時に名寄せを行う。
相手企業の組織ツリー(人脈マップ)
タグ付け(ラベル付け)
相手企業の情報 なし
一斉メール送信 Salesforceの一括メール配信やMAの機能を利用
アラートメール(お知らせメール) 名刺の交換情報のアラートはChatterフィードに表示されます。
コンタクト情報の履歴表示(名刺情報と商談情報のひも付け) 〇(Salesforceの商談や取引先に活動記録は連携します。)
スマートフォン、携帯端末による使用
Salesforceとの連携
Microsoft Dynamics 365との連携 なし
Kintoneとの連携 なし

※APIによって、その他のソフトとの連携が可能になる場合があります。

この記事で紹介されたサービス

  • SmartVisca

    名刺データをシームレスにSalesforceでCRM/SFA活用ができる名刺管理ソフト

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