溜まった名刺を郵送するだけ、劇的に名刺管理の負担が軽くなる名刺管理ソフト・アプリ「メイシー」を徹底紹介

未整理の名刺を、郵送するだけで全てデータ化してくれる「メイシー」。株式会社もぐらが提供するこの名刺管理アプリは、中小・ベンチャー・スタートアップ企業にとってやっかいな雑務の一つである「名刺管理」の負担を劇的に軽くします。「溜まった名刺を送付するだけ」「一人の名刺情報を会社みんなのものにする」、それがメイシーです。

執筆:大和哲

名刺管理ソフト・アプリ国内トップシェア「Sansan」

目次

【メイシーの特徴】雑務のひとつ「名刺管理」の負担を圧倒的に軽減

「メイシー」は、「株式会社もぐら」が提供するクラウド型の名刺管理アプリです。メイシーの主なターゲットユーザーは、中小・ベンチャー・スタートアップといった、少ない人員で動いている企業です。彼らの悩みの種である雑務「名刺管理」の負担を軽くし、本業に専念できるよう、わかりやすくシンプルに操作できるよう設計されています。

メイシーは多数の名刺を簡単に登録できます。登録したい名刺本体とメイシーが発行する「登録票」をもぐらに郵便や宅配便で送付するだけで、オペレータが正確に入力してくれます。

自分でスキャンせず、登録したい名刺と登録票を送付するだけなので、手間がかかりません。
自分でスキャンせず、登録したい名刺と登録票を送付するだけなので、手間がかかりません。

送付といった物理的運搬手段を利用するため、名刺データの登録まで数日間必要ですが、余計な労力を費やすことなく、正確なデータを登録することができます。

【セキュリティ】メイシーのセキュリティ面って大丈夫?

セキュリティに関しても、事業者であるもぐらは大企業ではありませんが、プライバシーマークも取得もしているため安心して利用することができます。

プライバシーマークは、企業や団体が適切に個人情報を扱う体制を整備している事業者である証。名刺という個人情報を扱う企業には取得が望ましい認証です。
プライバシーマークは、企業や団体が適切に個人情報を扱う体制を整備している事業者である証。名刺という個人情報を扱う企業には取得が望ましい認証です。

【活用メリット】低コストで名刺管理の手間を圧倒的に省力化、外部連携でCRM活用も

メイシーの導入と活用のメリットについて、開発元の株式会社もぐら 代表取締役社長 小林伸泰氏にお話を伺いました。

株式会社もぐら 代表取締役社長 小林伸泰氏
株式会社もぐら 代表取締役社長 小林伸泰氏

「メイシーの最大の特徴は、名刺を送っていただくだけで、入力はすべて私たちが行い、クラウド上に置いたそれらのデータを、PCやスマートフォンから自由に使っていただけることです。従来、名刺データのデジタル化は、キーボードでいちいち入力したり、OCRで読み取ったものを修正したりと、1枚1枚やっていくのは手間がかかる割に、お客様にとって実にならない作業でした。多くの中小・ベンチャー企業には、そのような雑務に時間をかけている余裕がありません。しかし、メイシーなら、名刺、あるいは名刺のイメージデータさえ送っていただきさえすれば、すぐに正確な名刺データとしてクラウドに登録することできます」(小林氏)

費用面について小林氏は次のように話します。

「コストが低く、価格体系が明快です。初期費用は0円で、基本プランは月額1980円でIDはいくつでも作れます。つまり、社員何人でもIDの割り当てが可能です。データの入力・登録は25円/1枚、スキャン料金 10円/1枚ですので、新規に名刺を登録する際、35円のコストで済むわけです」

導入した企業はどのように活用しているのでしょうか?

「たとえば、あるお客様は事務所全員でいただいた名刺をまとめ、毎週決まった曜日にこちらにご郵送されています。そうすることで、名刺データの登録をルーチン化できるわけです。登録した名刺データは『誰がもらった名刺か』が記録されますが、名刺検索する際には検索範囲を『自分の名刺』だけでなく『部署の名刺』『全員の名刺』からも検索することが可能です。自分のお客様情報がイコール、部署、会社みんなのお客様情報にもなるわけです」

小林氏は他ソフトとの連携による顧客管理の効率化についても触れました。

「クラウド型顧客関係管理アプリ『Zoho CRM』と名刺データの自動連係ができるので、名刺情報を自動的にZoho CRMの顧客管理で「見込み客」リストに追加し、そのまま商談管理へと自動化することも可能です」

【徹底レビュー】名刺管理ソフト・アプリ メイシーの導入から活用まで

それではメイシーを実際に使用し、その機能や使い勝手を検証しましょう。

メイシーには、名刺の検索やメモ登録を試せる「無料おためし」メニューもありますので、本格導入前に機能をチェックすることも可能です。しかし、メイシーの大きな特徴である「名刺登録」や「Zoho CRMへの自動エクスポート」などを利用するためには、実際にアカウント申し込みが必要です。今回のレビューでは、実際のアカウントを使って行いました。

【データ化】名刺をデジタル化するための手順は……送付、これだけ!

メイシーで名刺情報をデジタル化するための方法は「送付」「撮影」「スキャン」といくつかありますが、今回はその特徴の一つである、郵便や宅配での「送付」を試してみましょう。定期的に送付を行うことで、忘れることなく名刺データの登録を行うことができます。必要な作業は、名刺と送付票を用意し、もぐら社に郵便や宅配便で送付するだけ。面倒な作業なしに、名刺データを登録することが可能です。

※もぐら社に送った名刺は、送ってから1週間ほどで郵送で返却されます。返却の費用はもぐら社の負担となっています。

名刺を送付する際は、添付して送付するための「送付票」が必要になるので、PCから印刷します。
名刺を送付する際は、添付して送付するための「送付票」が必要になるので、PCから印刷します。
印刷された送付票の名前と、返却先住所が間違いないかどうか確認します。
印刷された送付票の名前と、返却先住所が間違いないかどうか確認します。
もぐらから「【メイシー】×××さま、名刺のスキャンが完了しました。」というメールが送られてきます。それで名刺のデータ化は完了です。
もぐらから「【メイシー】×××さま、名刺のスキャンが完了しました。」というメールが送られてきます。それで名刺のデータ化は完了です。

【名刺データの編集】一覧性に優れたメイン画面で、情報をビジネスに生かす

筆者が感心したのは、メイシーPC版の、メイン画面の一覧性の高さです。画面を左右余白なく使い、わかりやすく名刺情報を表示しています。画面右上には名刺イメージなど詳細情報、右下には選ばれている名刺の「ラベル」操作や「メモの追加」を操作するボタンが配置されています。このメイン画面で主な操作を行うことができますが、その他の操作は右上の「メニュー」から行います。

PC版メイシーのメイン画面。ログインした人の持っている名刺の一覧情報が表示されます。
PC版メイシーのメイン画面。ログインした人の持っている名刺の一覧情報が表示されます。

操作列にある「編集」をクリックすると、名刺詳細で選択された列の人物の名刺詳細情報を修正することできます。もぐらに送付、あるいはスキャナなどで取り込んだ情報より、さらに細かい情報をここに書き込んだり、修正したりすることができます。

名刺詳細では、メイン画面に表示されない詳細情報を確認・編集することが可能です。
名刺詳細では、メイン画面に表示されない詳細情報を確認・編集することが可能です。

【名刺情報にメモを追加】ビジネスに役立つ付加情報を共有できる

登録した名刺にメモを加えることも可能です。ウィンドウ右側のメモというタグを選ぶことで、名刺情報と共にさまざまな情報を記載することができます。名刺を検索した際、社内メンバー全員が訪問履歴やクレームの記録など、ビジネスに役立つ情報を共有できるわけです。

画面右上に書き込んだメモは名刺データと共にデータベースに記録されます。
画面右上に書き込んだメモは名刺データと共にデータベースに記録されます。

【名刺情報の検索】検索範囲の設定で自分の、部署の、全社の名刺から検索も

メイシーの検索の基本は、シンプルな全文検索です。一つのキーワード検索で「会社名」「部署」「名前」「住所」「メモ」を同時に調べます。たとえば波多野さんの名刺のメモに「中西さん配下」というように書いておくと、キーワード「中西」で検索したとき、中西、波多野両名がヒットします。検索は、自分の名のほか、部署のメンバーの名刺、部署の名刺、全員の名刺を横断検索することが可能です。また、名刺情報に「年賀状」「重要」「友人」などのラベルを付けることもできます。検索結果は、これらのラベルによる絞り込みもできます。

例えば、漢字の「中」というキーワードで検索すると「会社名」「部署」「名前」「住所」「メモ」いずれかに「中」の文字が入っている名刺を探しに行きます。
例えば、漢字の「中」というキーワードで検索すると「会社名」「部署」「名前」「住所」「メモ」いずれかに「中」の文字が入っている名刺を探しに行きます。
「部署設定」では、他の部署のユーザーが名刺を検索した際に、設定した部署のユーザーが登録した名刺を表示しない「名刺閲覧制限」を行うことができます。
「部署設定」では、他の部署のユーザーが名刺を検索した際に、設定した部署のユーザーが登録した名刺を表示しない「名刺閲覧制限」を行うことができます。

【インポート・エクスポート】CSVデータのインポート・エクスポートは自由自在

インポートについては、メイシー公式サイト(https://maysee.jp/csv_template.csv) にメイシー標準形式のCSVファイルがあります。これに沿ったCSVファイルを作れば、他のソフトから名刺データを簡単にインポートすることができます。エクスポートに関しては、多くのCSV出力メニューがあります。たとえば、筆王を使う場合は筆王形式でデータのエクスポートが可能です。

簡単な操作で、他のソフトからのcsvファイルのインポートを行うことができます。
簡単な操作で、他のソフトからのcsvファイルのインポートを行うことができます。
「基本項目」から「筆王形式」を選べば、名刺データから筆王用データとしてエクスポートできます。
「基本項目」から「筆王形式」を選べば、名刺データから筆王用データとしてエクスポートできます。

その他、デフォルトで以下の形式のCSV形式での出力が可能です。

  • CallConnect形式
  • ちきゅう形式
  • Salesforce形式
  • Photoback形式
  • 筆王形式
  • 新規営業ビルダー形式
  • misoca形式
  • ポスコミ形式
  • Synergy!形式
  • Zoho CRM形式
  • 筆まめonline形式
  • 挨拶状ドットコム(個人)形式
  • 挨拶状ドットコム(法人)形式

出力項目は自由に操作できるので、設定すれば事実上どんなアプリ向けにもエクスポートのためのデータを作ることができます。

【メール送信機能】宛名や送信時間の予約もできる、完成度の高い「一斉メール送信機能」

メイシーには、名簿に登録された人、あるいはその中から選んだ人へ一斉にメールを送る「メール一斉送信」機能があります。メール発信の時間予約やテンプレート登録もできるので、たとえばあらかじめ、DMメールを作っておき、深夜に発送するというようなことも可能です。また、一括メール送信時に不着になった名刺のリストを表示する「メール不着名刺」機能や配信解除URLがクリックされた名刺を表示する「メール拒否名刺」機能も用意されています。

発信の時間予約やテンプレートなどを利用し、メールを一斉送信できます。
発信の時間予約やテンプレートなどを利用し、メールを一斉送信できます。

【名寄せ機能】重複した名刺データをシンプルな操作で整理する

名寄せは自動ではなく、有効なデータを残していく手動式で行います。名寄せには2つの方法があります。ひとつは氏名で名寄せする方法。もうひとつはメールアドレスで名寄せする方法です。名寄せをした場合、各ラベルやメモは名寄せをした元データ全てのものを含みます。たとえば、2つの同じ名前で登録されていた名刺に違うメモが書かれていた場合、名寄せ後のデータでは両方のメモを読むことができます。

「氏名での名寄せ」では、同じ名前の名刺データがあればすべて表示します。その中でどれを残すかを選びます。
「氏名での名寄せ」では、同じ名前の名刺データがあればすべて表示します。その中でどれを残すかを選びます。

【スマホアプリ】スマートフォンで名刺情報を参照する

メイシーにはPC版だけでなくiPhone、Androidのスマートフォンで使えるアプリも用意されています。メイシーを操作したときの軽快さを一番実感できるのは、このスマートフォン版かもしれません。ログイン後は、シンプルに登録されている名刺のリスト一覧が表示されます。

スマートフォン版のメイシーでは、名刺データを端末内に記録しているため、通信のできない環境であっても氏名、住所、電話番号、名刺のイメージデータなどの参照・検索が可能です。検索は基本的に「部分検索」ですが、全てのデータがスマートフォンのメモリ上にあるため、素早く検索結果がリスト表示されます。

Android版のログイン直後の画面。軽快な操作感が特徴です。
Android版のログイン直後の画面。軽快な操作感が特徴です。
名刺詳細。住所からマップ表示、電話番号から電話をかけることも可能です。
名刺詳細。住所からマップ表示、電話番号から電話をかけることも可能です。
電話番号をタップすればそのまま通話も可能です。
電話番号をタップすればそのまま通話も可能です。
名刺のイメージもそのまま検索結果から見ることができます。
名刺のイメージもそのまま検索結果から見ることができます。

【対応スキャナ】自分でスキャンした名刺のデータ化も可能

もぐら社が推奨するスキャナは特にありません。

名刺データの登録は送付するだけではなく、自分でスキャナやスマホでスキャンし、アップロードすることでも可能です。ユーザーが自分で名刺をスキャンするメリットは、画像をインターネット経由でアップロードすることで登録までの時間を短縮し、名刺1枚あたりのスキャン費用10円を削減できることです。

また、メイシーでは専用の「名刺画像アップローダー」というソフトを用意しています(要Java SDK)。これは、フォルダにあるJPEG画像を名刺データとしてアップロードするソフトです。

JPEG形式のファイルを、アップロードすることができます。
JPEG形式のファイルを、アップロードすることができます。

【CRM活用】Zoho CRM・Salesforceへの自動データエクスポートで顧客管理の窓口に

メイシーにはZoho CRM、Salesforceへの自動データエクスポート機能があり、名刺データをこれらのアプリへ提供する窓口になります。

Zoho CRMとの連携

メイシーには、クラウド型顧客関係管理アプリZoho CRMへの「自動エクスポート機能」があり、メイシーに名刺が登録された時点でZoho CRMの指定された反映先、例えば「見込み客」や「連絡先」に反映されます。

メイシーは名刺の登録・管理に専念させ、商談管理などの作業はZoho CRMなどの連係アプリを活用するのも賢いやりかたです。
メイシーは名刺の登録・管理に専念させ、商談管理などの作業はZoho CRMなどの連係アプリを活用するのも賢いやりかたです。

Salesforceとの連携

Salesforceは、APIを使ってメイシーとデータ連係できるビジネスアプリのひとつです(Enterprise Edition 以上のみ。Professional EditionではCSVでのデータ連係)。名刺をメイシーに新規登録すると、自動で「リード(見込み客)」としてSalesforceに登録することができます。名刺データの登録は、Salesforceよりもメイシーの方が簡単なので、登録にはメイシーを利用するのも一つの方法です。

【料金・価格体系】非常に明快なメイシーの料金体系

メイシーの料金体系は、非常に明快です。

  • 初期費用:0円
  • 月額費用:1,980円(ID数無制限、2,500枚を超えるごとに980円追加)
  • 名刺データ登録:紙の名刺のスキャン10円/1枚、オペレータによる入力・登録25円/1枚
  • (東京23区内には別途料金で名刺読み取り出張サービスあり)

基本となる月額費用だけで、1枚ごとの課金となる名刺登録以外の、すべての機能を利用することができます。たとえば一括メール配信や、CSVでのファイルインポート、エクスポート、SalesforceやZoho CRMとの連携も可能です。

例えば、10名規模の会社で、これまで溜まった名刺が全員で3,000枚。増えるペースは、毎月30枚、すべてをもぐらにスキャンさせると、月にかかる料金は5,000枚を超えるまでは基本料1,980円+枚数オプション980円+(データ入力25円+スキャン10円)×30枚=4,010円/月ということになります(なお、基本料金には、1年契約では5%、2年契約では10%といった割引が適用されます)。

それほど大きな額ではないのですが、2,500枚が一単位と考えると、大きな企業にはひとつの壁になるかもしれません。資産であるはずの名刺情報がそのまま課金され、重みになってしまうからです。その点でメイシーは、事務などの雑多な作業にリソースを割きたくないベンチャー・スタートアップ、名刺読み取りのための専用スキャナなどを置きたくない企業などに向いていると言えそうです。

【導入事例】メイシーの導入事例

メイシーを導入した株式会社アントレプレナーファクトリー代表取締役 嶋内秀之氏は次のように話します。

「メイシー導入前は、何度も名刺管理に失敗していました。インターンの学生やアルバイトの方にエクセルに入力してもらうようにしていたのですが、入力ルールなどを徹底できず、データの不備や検索できなかったり、ファイルがどこにあるかわからなくなったりしていました。メイシーを導入してからは、名刺管理がしっかりでき、お会いした方の名刺をすべて手元から検索できるようになりました。もぐらさんに送付すれば同じルールの元でデータ化されますので非常にデータ品質が安定し、きちんと使えるデータとして管理できます。最もよく使う機能は一斉メール機能。自社で行っているセミナーの案内などをメルマガで送っています。シンプルなメール送信の機能ですが、重複したメールアドレスにはメールを送らなかったり、届かなかったメールアドレスは一覧で見られるなど、ひじょうに便利です」

その他の導入会社事例

  • Zoho株式会社
  • 株式会社クラウドワークス
  • ファシオ国際特許事務所
  • 有限会社 鮮魚の達人

メイシーは、スタートアップや中小企業、あるいは個人事業主にお勧めしたい名刺管理アプリです。非常にシンプルな操作性を持ち、誰でも簡単に使うことができます。費用的にも、工数的にも導入のための負担が小さく、バラバラになりがちだった名刺情報をクラウド上で一本化できる優れた名刺管理アプリと言えるでしょう。

【仕様・機能一覧】名刺管理ソフト・アプリメイシー 仕様一覧

開発・発売会社 株式会社もぐら
価格体系(課金タイプ・初期費用、ランニング費用) 初期費用:0円
月額費用:1980円(ユーザー数無制限・名刺数最大2500枚)
名刺スキャン登録代行:オペレータ入力・登録25円/1枚、スキャン追加費用10円/1枚
試用版 あり
利用できるデバイス PC:Windows/Mac( Internet Explorer 11、Edge、Chrome、Firefox、Safari の最新版)
タブレット:iPad(iOS9以上)、Android(OS4.2以上)
スマートフォン:iPhone(iOS9以上)、Android(OS4.2以上)
スキャン方法 OCR+オペレーター/名刺郵送による入力代行
データの保管場所・管理方法 クラウド
外国語名刺のスキャン 日本語/英語
CSVインポート
CSVエクスポート
名寄せ機能
相手企業の組織ツリー(人脈マップ) なし
タグ付け(ラベル付け)
相手企業の情報
一斉メール送信
アラートメール(お知らせメール) なし
コンタクト情報の履歴表示(名刺情報と商談情報のひも付け) なし
スマートフォン、携帯端末による使用 あり
Salesforceとの連携
Microsoft Dynamics 365との連携 なし
Kintoneとの連携 なし

※APIによって、その他のソフトとの連携が可能になる場合があります。

この記事で紹介されたサービス

  • メイシー

    溜まった名刺を郵送するだけ、超簡単名刺管理ソフト・アプリ

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