柔軟な料金体系と多機能が特徴の名刺管理サービス「アルテマブルー」を徹底紹介

「アルテマブルー」はキヤノンエスキースシステム株式会社が提供する名刺管理サービスです。その特徴はビジネスの現場で役立つ充実した機能、誰にでも使いこなせる操作性、柔軟な料金体系。2008年の発売以来、幅広い業種の中小〜大企業に導入されてきました。アルテマブルーの特徴、導入から活用までのレビュー、活用事例などを徹底紹介します。

執筆:市川哲男

柔軟な料金体系と多機能が特徴の名刺管理サービス「アルテマブルー」を徹底紹介

特徴:ビジネスの現場で役立つ機能、優れた操作性、柔軟な料金体系

「アルテマブルー」はキヤノン電子の100%子会社であるキヤノンエスキースシステムの名刺管理サービスです。2008年の発売以来、幅広い業種の企業に導入されてきました。導入した企業の規模も10人前後の小企業から数千人におよぶ大企業まで多岐にわたります。

その特徴は、SFAやCRMで経験と実績のあるキヤノンエスキースシステムが、ビジネスの現場を理解した上で開発した機能と、誰でも使いこなせる優れた操作性といえるでしょう。ただ名刺をデータ化して共有するだけでなく、そのデータをビジネスで有効に活用することができ、すべてのユーザーが無理なく使い続けられるよう設計されています。

たとえば取り込んだデータを元にした人脈マップの可視化、名刺をグルーピングすることによるリスト抽出、リストを元にした一斉メール配信、名刺データに関連した人事情報を知らせる「日経人事ウオッチPro」連携(5ID以上の契約で無料)などによって、顧客企業との関係強化、新規顧客の掘り起こしを効果的に行うことができます。また、名刺に紐付けて活動内容を登録することで、日報の作成や営業戦略立案を可能にするなど、ビジネスを加速させる機能を備えています。

柔軟な料金体系も特徴の一つ。初期費用は0円で、1IDあたりの月額費用は2,500円。1IDから契約することができます。自身で文字補正を行う「ゼロモード」では無料、オペレータが文字補正を行うフルモードでは1枚50円と、取り込むごとに選択できます。また、一斉メール送信(アルテマメール)も送信数に応じた課金のため、ユーザー事情に合わせた利用が可能です。

セキュリティ面では日本国内のデータセンターを利用し、別サイトでバックアップ。通信データはStarfield Services Root Certificate Authority-G2で暗号化されます。キヤノンエスキースシステムはJIPDEC認証のプライバシーマークを取得。フルモードでオペレータが文字補正する場合、直接契約の日本国内オペレータが参照する名刺画像は個人情報がわからないよう項目分割されているので、安心して利用できます。

アルテマブルーの導入・活用によるメリット

アルテマブルーの導入と活用によるメリットについて、キヤノンエスキースシステム 営業部 マネージャーの安川俊大氏にお話を伺いました。

「名刺を登録することでデータベースが構築され、情報が共有されるのはもちろんですが、訪問や電話、メールなどの活動(コンタクト)管理を行うことで自社メンバーの活動や、ターゲット企業への働きかけを確認することができます。また、人脈マップによってキーマンが誰かが一目でわかり、より効率的な営業活動が実現します。マーケティング部門では招待状などアルテマメール(一斉メール配信)が、秘書部門では「日経人事ウオッチPro」連携による人事情報の把握が役立ちます」

安川氏は導入前のプロセスが重要だと話します。

「ただ導入すればいいのではなく、導入前に何を目的に、どのように使うのかを明確にすることが重要です。そのため、キヤノンエスキースシステムでは専任担当者が導入を検討されているお客様の話をうかがい、目的や課題をはっきりさせ、運用法も含めた活用法を提案します。その後、2週間の無料トライアルサービスをご利用いただいた後に導入を決定していただきます。そうすることで、導入後の『こんなはずではなかった』というミスマッチを防ぐことができます」

アルテマブルーですべてが完結するわけではないと指摘しました。

「アルテマブルーは名刺管理サービスですので、より高度な営業支援やCRMの機能が必要な場合は、KintoneやMicrosoft Dynamics365(CRM)、Salesforceなどとの連携が必要になります。アルテマブルーだけでなく、そうした次の段階を見据えた提案を行うことができるのが、キヤノンエスキースシステムの強みだと考えています」

アルテマブルー導入から活用までの徹底レビュー

それではアルテマブルーをセットアップし、実際に使用することで、その機能や使い勝手を検証してみましょう。今回は2週間の試用ができる「トライアルサービス」を利用しました。トライアルサービスに申し込むと、利用開始通知書とアルテマブルー専用スキャナ、簡易マニュアルが送られてきます。まずはPCからアルテマブルーのウェブサイトにログインし、スキャンアプリケーションをダウンロード。インストールを行います。

次にスキャナドライブをインストールします。アルテマブルー専用スキャナはCanon DR-2510Cと同じものなので、キヤノンのダウンロードサイトにアクセスし、ドライバーをダウンロードしてインストールします。インストールが完了すると、デスクトップ上にスキャナのショートカットアイコンが表示されます。

アルテマブルー専用スキャナ。電源をつなぎ、USBでPCと接続します。PC上のスキャナのショートカットをクリックし、「アルテマスキャン」の画面を表示させます。
アルテマブルー専用スキャナ。電源をつなぎ、USBでPCと接続します。PC上のスキャナのショートカットをクリックし、「アルテマスキャン」の画面を表示させます。
スキャナのカバーを開け、名刺をセットし、「アルテマスキャン」の「スキャン」をクリックします。
スキャナのカバーを開け、名刺をセットし、「アルテマスキャン」の「スキャン」をクリックします。
名刺が取り込まれました。オペレータがデータ補正を行う「フルモード」と利用者がデータを補正する「ゼロモード」のいずれかを選択します。また、面会日やきっかけ、名刺の所有者などの情報を付加することができます。準備ができたら「送信」をクリックします。一度に100枚まで送信可能です。
名刺が取り込まれました。オペレータがデータ補正を行う「フルモード」と利用者がデータを補正する「ゼロモード」のいずれかを選択します。また、面会日やきっかけ、名刺の所有者などの情報を付加することができます。準備ができたら「送信」をクリックします。一度に100枚まで送信可能です。
アルテマブルーウェブサイトにログインすると、「自分の名刺」の「ゼロモード」に名刺が送信されたことが表示されました。
アルテマブルーウェブサイトにログインすると、「自分の名刺」の「ゼロモード」に名刺が送信されたことが表示されました。
送信された名刺を選択し、「編集」もしくは「別画面で編集」からデータを確認・修正して、「登録」します。登録によって名刺データが活用できるようになります。「フルモード」ではこの作業は不要です。
送信された名刺を選択し、「編集」もしくは「別画面で編集」からデータを確認・修正して、「登録」します。登録によって名刺データが活用できるようになります。「フルモード」ではこの作業は不要です。

ビジネスに役立つ情報を確認・編集できる

登録された名刺データにはビジネスに役立つさまざまな情報を追加し、確認することができます。たとえば趣味・嗜好などの人物情報を加えることで、「ゴルフ好き」「カラオケ好き」などがわかり、話題づくりなどに役立ちます。

活動(コンタクト)履歴も入力・確認できるので、いつどのような内容で相手にコンタクトしたかがわかり、今後の活動をどのように行うべきか検討することができます。

また、相手企業と自社メンバーの人脈を確認できるので、より効果的な活動戦略を検討することができます。相手企業の「乗換/経路」「会社情報」「株価情報」「ホームページ」なども確認でき、その相手に直接メールを送信することもできます。

各名刺データに対して「有望顧客」などのグループ分けを行ったり、「セミナー出席者」などのラベル付けが可能です。グループやラベルごとにリストを抽出し、ダウンロードや一斉メール配信を行えるので、ビジネスの効率化に貢献します。さらに、各名刺データの重要度を設定したり、他のメンバーに名刺を公開するか非公開にするかを選択することも可能。簡単な操作で、思い通りに自分のデータを分類・管理できます。

登録された名刺データを選択すると、さまざまな情報を確認・編集することができます。
登録された名刺データを選択すると、さまざまな情報を確認・編集することができます。
各名刺データに対して、あらかじめ設定したグループ分けを行うことができます。
各名刺データに対して、あらかじめ設定したグループ分けを行うことができます。
名刺データの公開・非公開・完全非公開が選択可能です。
名刺データの公開・非公開・完全非公開が選択可能です。
重要度を設定できます。
重要度を設定できます。
あらかじめ設定したラベルづけが可能です。
あらかじめ設定したラベルづけが可能です。

必要な一枚を素早く確実に見つけ出す検索機能

数多い名刺データの中から必要な名刺を素早く確実に見つけ出すことは、ビジネスをスピーディに進める上で重要です。「クイック検索」では名前や社名の一部などのキーワードを入力し、素早く検索することが可能です。「詳細検索」では会社名、住所、氏名の他、所属、役職、グループ、重要度、きっかけ、面会日、メモ、ラベルなど、さまざまな条件で検索することができます。

他のメンバーが登録した名刺は「みんなの名刺」から検索することができます。「みんなの名刺」のデータを閲覧することはできますが、編集や削除を行うことはできません。また、他のメンバーが自分の所有する名刺と同じ人物の名刺を登録すると、「お知らせメール」が届きます。他のメンバーの活動を知ることができ、協力して営業を行うなどビジネスに役立てることができます。

「クイック検索」ではキーワードから素早く検索することが可能です。
「クイック検索」ではキーワードから素早く検索することが可能です。
「詳細検索」では多様な条件から検索することができます。
「詳細検索」では多様な条件から検索することができます。
他のメンバーが登録した名刺は「みんなの名刺」から検索することができます。
他のメンバーが登録した名刺は「みんなの名刺」から検索することができます。
他のメンバーが自分の所有する名刺と同じ人物の名刺を登録すると、「お知らせメール」が届きます。
他のメンバーが自分の所有する名刺と同じ人物の名刺を登録すると、「お知らせメール」が届きます。

簡単な操作で最新の情報と人物履歴を確認できる「名寄せ」機能

同一人物と何度も名刺を交換し、そのたびにデータを登録していると、その人物が同じ会社で昇進したり、別の会社に転職したりするなど、複数のデータが存在することになります。同じ人物の複数のデータが表示されることになり、どれが最新のものかわからず非効率です。そこで「名寄せ」を行います。「メールアドレスが一致」「会社名と氏名が一致」「氏名が一致」「会社名と氏名とメールアドレスが一致」で候補を検索。名寄せしたい人物を選択し、最新の情報を確認するだけで、名寄せが完了します。名刺一覧では「順序」が最新の名刺のみ表示され、履歴もすぐに確認することができます。また、名寄せは手動で行う他に、一定の条件下で自動的・定期的に実施される「自動名寄せ」も利用可能です。

最新の情報が「順序」の最上段に、その下に古い情報が表示されるので、OKなら登録をクリックして名寄せを行います。どのデータを最新にするかは選択することができます。
最新の情報が「順序」の最上段に、その下に古い情報が表示されるので、OKなら登録をクリックして名寄せを行います。どのデータを最新にするかは選択することができます。

人脈マップ、リスト作成、データのインポート・エクスポートなどビジネスに役立つ機能が満載

アルテマブルーには実際にビジネスを行う際に役立つ機能が豊富に搭載されています。たとえば「人脈マップ」を表示させれば、自社メンバーと相手企業の人脈を一目で確認することができます。マップとして視覚化することで、決定権を持つキーマンが誰かがわかり、社内の誰と協力してアプローチすべきかなどの方針を検討することができます。

名刺データを抽出することで、簡単にリストを作成できるので、各種招待状や挨拶状、メールの一斉配信などに幅広く活用できます。また、名刺データのインポート、エクスポートも容易に行うことができ、集計など多様な用途に利用することができます

人脈マップの画面。人脈を「見える化」することで、より効果的なアプローチ方法を検討することができます。
人脈マップの画面。人脈を「見える化」することで、より効果的なアプローチ方法を検討することができます。
リストの作成は、リスト名の入力と、追加したい名刺データを選択するだけで完了します。
リストの作成は、リスト名の入力と、追加したい名刺データを選択するだけで完了します。
名刺データがリストに登録されました。
名刺データがリストに登録されました。
「リストを使う」で、リスト化された名刺データをダウンロードするなど、さまざまな目的に活用できます。
「リストを使う」で、リスト化された名刺データをダウンロードするなど、さまざまな目的に活用できます。
インポートは、ファイルを選択後、「アップロード」をクリックします。
インポートは、ファイルを選択後、「アップロード」をクリックします。
エクスポートは、エクスポートしたい名刺を検索画面を使って選択。目的に合わせたファイル形式でダウンロードします。
エクスポートは、エクスポートしたい名刺を検索画面を使って選択。目的に合わせたファイル形式でダウンロードします。
選択した名刺データがCSV形式でエクスポートされました。
選択した名刺データがCSV形式でエクスポートされました。

「活動履歴」で自社メンバーの活動、相手企業への働きかけを確認

「活動履歴」では自社メンバーが入力した活動(コンタクト)情報をもとに、それぞれのメンバーが行った活動を確認することができます。「組織別レポート」では自社メンバーが行った活動を一覧表示。データは日報として活用したり、CSVファイルとしてダウンロードすることも可能です。「会社別レポート」では相手企業に対する自社メンバーの活動を一覧で表示し、詳細を確認することができます。メンバーや各部署の活動を確認・管理できるだけでなく、営業戦略の立案に役立ちます。

「組織別レポート」では組織、ユーザーを選択し、自社メンバーの活動履歴を確認することができます。
「組織別レポート」では組織、ユーザーを選択し、自社メンバーの活動履歴を確認することができます。
「会社別レポート」では、相手企業に対する自社メンバーの活動(コンタクト)履歴を表示します。
「会社別レポート」では、相手企業に対する自社メンバーの活動(コンタクト)履歴を表示します。

名刺データのさまざまな管理を容易に行うことが可能

組織別の閲覧ルールやログイン、パスワードポリシーなどセキュリティ面の管理だけでなく、退職者名刺管理や会社名一括更新などデータのさまざまな管理・更新を容易に行うことができます。

「管理設定」の「公開名刺閲覧ルール」から、組織別に閲覧ルールの設定ができます。
「管理設定」の「公開名刺閲覧ルール」から、組織別に閲覧ルールの設定ができます。

スマートフォンやiPadで外出先でも名刺情報を確認

スマートフォン(iPhone、Android)、iPadを使い、外出先でも名刺情報をすぐに確認することができるので、他人の名刺を持ち歩く必要がなくなり、紛失・盗難などセキュリティ上のリスクを回避できます。カメラを用いた名刺データの取り込みも可能です。

iPhoneの検索画面。素早い検索が可能です。
iPhoneの検索画面。素早い検索が可能です。
基本情報だけでなく、活動履歴、その会社の地図、ホームページなどが確認でき、メールを送ることもできます。
基本情報だけでなく、活動履歴、その会社の地図、ホームページなどが確認でき、メールを送ることもできます。

アルテマブルーに対応した推奨スキャナの価格比較&クチコミ

上記スキャナは動作保証済。ScanSnapなど他社製のスキャナ、複合機でも使用できる可能性がありますが、動作保証はされていません。

外部SFAやCRM、MAツールと連携させてもっと便利に

kintone

キヤノンエスキースシステムでは「アルテマブルー for Kintone連携オプション 無料テンプレート」を提供しています。名刺データのよりスムーズな連携、「名寄せ」「二重登録防止」のチェック機能、営業マネジメントに必要となるデータを蓄積する機能などが実現します。

Microsoft Dynamics365(CRM)

設定した連携ルールに従って、名刺情報の追加・削除・更新を行います。ルール化と自動化により顧客情報の登録、メンテナンスが容易になります。

Salesforce

Salesforce上にカスタムオブジェクトとして提供することで、オブジェクトと目的に合わせた関連づけ、連携が可能になります。

アルテマブルーの料金体系

  • 初期費用:0円(ID数問わず)
  • 月額費用:2,500円/ID
  • ゼロモード(自身で文字補正):0円
  • フルモード(オペレータが文字補正):50円/枚

アルテマメール(一斉メール配信)
1〜5,000通:10,000円
〜10,000通: 20,000円
〜30,000通:40,000円
〜50,000通:50,000円
※以後10,000通毎に+10,000円

アルテマブルーの導入事例

スリーエム ジャパン株式会社は、アルテマブルーによって20万枚を超える名刺をデジタル化。名刺情報を可視化して全社的に共有しています。それにより、新規開拓顧客に飛び込みでアプローチするのではなく、他部門の顧客データを参照して顧客の状況を確認したり、合同で営業をかけたりすることで、営業効率の向上を実現しています。

その他の導入企業事例

  • 株式会社エム・ソフト(kintoneと連携)
  • 株式会社インプレスビジネスメディア
  • 株式会社日本シュレッダーサービス
  • 株式会社アペルザ(kintoneと連携)
  • 株式会社旭パワーマネジメント(kintoneと連携)
  • 株式会社STEP(kintoneと連携)

アルテマブルーは実際のビジネスに役立つ充実した機能、誰でも使いこなせる操作性、柔軟な料金体系を持ち、業種、規模にかかわらず「名刺管理で業務効率を高め、業績を向上させたい」と考えている企業におすすめの名刺管理サービスです。キヤノンエスキースシステムのコンサルティングやサポートによって、安心して導入・利用することができるでしょう。

アルテマブルー 仕様一覧

開発・発売会社 キヤノンエスキースシステム株式会社
価格体系(課金タイプ・初期費用、ランニング費用) 初期費用:0円、月額費用:2,500円/ID
ゼロモード(自身で文字補正):0円
フルモード(オペレータが文字補正):50円/枚
試用版 無料2週間トライアルサービス
利用できるデバイス PC:Windows 7以上
タブレット:iPad(iOS 9.0以降)
スマートフォン:iPhone(iOS 9.0以降)、Android(OS7以降)
スキャン方法 OCR(ゼロモード)、OCR+オペレーター(フルモード)
データの保管場所・管理方法 データセンター(クラウド)
外国語名刺のスキャン 日本語/英語
CSVインポート
CSVエクスポート
名寄せ機能
相手企業の組織ツリー(人脈マップ)
タグ付け(ラベル付け)
相手企業の情報
一斉メール送信
アラートメール(お知らせメール)
コンタクト情報の履歴表示(名刺情報と商談情報のひも付け)
スマートフォン、携帯端末による使用
Salesforceとの連携
Microsoft Dynamics 365との連携
kintoneとの連携

※APIによって、その他のソフトとの連携が可能になる場合があります。

この記事で紹介されたサービス

  • アルテマブルー

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